Скачайте зразок Графіка відпусток 2019 ⇓

Кадровик01

Личная карточка П-2: как вести

  • 4 липня 2018
  • 12

Карточка П-2 — один из основных инструментов кадровика и вместилище персональных данных. А еще — документ длительного — 75 лет — хранение. А еще — инструмент воинского учета. Поэтому, когда ведете и храните личные карточки, руководствуйтесь не только правилами кадрового делопроизводства, но и законодательством в сфере защиты персональных данных, архивного дела, учета призывников и военнообязанных. Расскажем, как именно.

Форма личной карточки

Форма личной карточки разнится для органов власти, местного самоуправления и предприятий.

Личные карточки государственных служащих ведут по форме, которую утвердила Нацгосслужба. Соответствующий нормативный акт — приказ Нацгосслужбы от 05.08.2016 № 156.

В местном самоуправлении личные карточки ведут по «старой» форме, по которой ранее оформляли карточки на госслужащих, — П-2 ДС, утвержденной Минстатом еще в 1995 году (приказ 26.12.1995 № 343). Отдельной современной формы для ОМС так и не утвердили, поэтому кадровики местного самоуправления «временно» используют П-2 ДС. И это при том, что сама форма утратила силу в 2016 году.

Все другие предприятия, учреждения, организации, в том числе бюджетники, должны вести первичный учет персонала по типовой форме П-2.

Типовая форма П-2

Личная карточка П-2: как вести

Личная карточка П-2: как вести

Личная карточка П-2: как вести

Типовую форму П-2 со временем обновляют. К концу 1995 года она имела название Т-2, затем в течение 12 лет кадровики заполняли карточки П-2 по форме из приказа Минстата от 27.10.1995 № 277. В дальнейшем правопреемник Минстата — Госстат утвердил в декабре 2008 года знаменитым Приказом № 489 новые формы первичного учета — П-1, П-2, П-3, П-4, П-5, но с карточки П-2 удалил раздел о воинском учете, мол, для целей учета персонала и государственных статистических наблюдений эта информация не нужна. Минобороны возмущен — П-2 испокон веков служило целям военного учета, что закреплено и в нормативных актах. Эпопея с возвращением раздела туда, где он должен быть, длилась почти год. За несколько дней до новогоднего боя курантов кадровики получили форму П-2 с графами для военного учета и пользуются ею и по сей день. Основание — совместный приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656.

Работники, на которых ведут личные карточки

 Это абсолютно все работники предприятия. В отличие от личных дел, которые законодательство обязывает вести лишь на отдельные категории персонала, личная карточка будет у каждого работника.

Личные карточки ведут на постоянных и временных работников, тех, кто работает на условиях контракта, и тех, кого приняли на сезонную работу.

Кадровик будет оформлять карточку П-2 для работника, принятого для замещения работника, ушедшего в отпуск. Даже если срочный трудовой договор длится 5 дней, карточка П-2 должна быть в наличии.

Личные карточки ведут на внешних совместителей. А если работник работает на предприятии и по основному месту работы и по внутреннему совместительству, то кадровик должен оформить для него две личные карточки — по каждому месту работы отдельно.

Личную карточку оформляют для работника-иностранца и для работника-директора.

Если член Наблюдательного совета ООО занимать должность на условиях трудового договора, тоже нужна карточка П-2.

Оформить новую личную карточку П-2 нужно и на работника, вновь принятого на предприятие.

Если не ведете картотеку П-2-подвергаетесь штрафам. Отсутствие личных карточек грозит ответственностью как для работодателя, так и для кадровика.

Предприятие уплатит штраф в размере минимальной зарплаты, а лицо, виновное в том, что учет персонала не ведется должным образом, — могут привлечь к административной ответственности. Административный штраф будет колебаться от 510 до 1700 грн. Следует знать, что решение о привлечении к админответственности принимает исключительно суд.

Когда не нужно оформлять карточку П-2? Когда берете практикантов на практику, учащихся в ПТУ, студентов вузов. Когда человек выполняет для вас работу или оказывает услуги по договору подряда (гражданско-правовому договору, ГПД). Более того, такие старания-штрафоопасны. Карточка П-2 на исполнителя работ по ГПД может служить доказательством того, что имеет место подмена трудового договора договором ГПХ, а следовательно повлечь штраф в 30 МЗП (ст. 265 КЗоТ).

 Где брать бланки личных карточек П-2

Распространенный вариант — приобрести готовые бланки. Множество предложений в интернете, от магазинов, торгующих канцтоварами. Цена в среднем — от одной до полутора гривен.

Еще вариант — заказать компании, предоставляющей полиграфические услуги.

Совет. Прежде чем покупать/заказывать, выясняйте, на какой бумаге изготовлены (изготовят) карточки. Личная карточка должна храниться 75 лет — это закреплено в статье 499 Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5. Кадровик работает с П-2 довольно часто. Поэтому карточка должна быть прочной, но в то же время не слишком «толстой». Прочной — чтобы не износиться раньше времени, пока работник работает. Не слишком толстой — чтобы удовлетворить потребности архивного хранения.

Нормативно определенной плотности для карты П-2 нет. Из соображений практики определяем приемлемый диапазон как 160-225 г/кв. м.

Совет. Карточка на бумаге плотностью более 225 г/кв. м усложнит копирование в архиве, к тому же при формировании сводного дела личных карточек уволенных работников возникнут трудности — толщина дела не должна превышать 40 мм, а карточек на такой бумаге к делу уместится меньше, придется делить на тома. Да и работники архива будут ворчать недовольно — и будут правы.

 Можно распечатать карточку в офисе на обычном принтере?

Так, если принтер поддерживает печать на плотной бумаге рекомендованной выше плотности.

Стандартная офисная бумага — «восьмидесятка» — то есть имеет плотность 80 г/кв.м. Такая бумага для карточек П-2 не подходит.

Оформление личной карточки П-2 при приеме на работу

Укажите дату заполнения личной карточки, табельный номер, индивидуальный идентификационный номер, пол, вид работы (основная или совместительство).

Затем заполните разделы:

И. Общие сведения.

II. Воинский учет — если работник подлежит военному учету.

III. Назначение и перевод.

IV. Дополнительные сведения-при необходимости.

Никаких руководств по заполнению личной карточки П-2 нормативные акты не содержат. Руководствуйтесь наработками экспертов.

Если работник является призывником или военнообязанным, оформите для него вторую карточку П-2 и включить ее в картотеку воинского учета.

 В какой срок заполнять личную карточку при приеме на работу?

Ни приказ Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656, ни другие акты законодательства не направляли в этом вопросе. Впрочем, должны ознакомить работника с записью о принятии, внесших в трудовую книжку, под подпись в личной карточке. Трудовую книжку кадровик должен оформить в течение 5 дней после даты принятия. Чтобы соблюсти нормы об ознакомлении с записью, соблюдайте такого же срока и для оформления карточки П-2.

Что указывать в графе «Дата заполнения» карты П-2? Укажите фактическую дату, когда заполняете личную карточку.

Личная карточка П-2: как вести

Заполнения раздела І «Общие сведения» карточки П-2

Пункты раздела І «Общие сведения»

Основание для внесения сведений

1-3, 12 *(фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства по государственной регистрации, паспортные данные)

Паспорт

4-5 (сведения об образовании)

Документы об образовании

6-8 (последнее место работы, стаж работы, дата и причина увольнения)

Трудовая книжка

9 (сведения о получении пенсии)

Пенсионное удостоверение

10 (семейное положение, члены семьи) **

Паспорт или со слов работника.

Соответствующий документ — если работник претендует на льготы, связанные с семейным положением и наличием детей

11 (место фактического проживания) ***

Со слов работника

* Если работник не женат (работница не замужем), укажите в графе «Семейное положение, члены семьи» родственников, с которыми работник совместно проживает. К примеру, родителей, братьев, сестер. Это согласуется с нормами Семейного кодекса, ведь семью составляют лица, которые совместно проживают, связаны общим бытом, имеют взаимные права и обязанности.

** Если работник проживает сам, укажите членов семьи, с которыми можно связаться при необходимости. К примеру, работник попал в больницу и не выходит на связь. Контакты родственников наверняка пригодятся.

 ***Если работник имеет право на льготы по закону, зафиксируйте это в графе «Дополнительные сведения» карточки П-2. К примеру, работник имеет группу инвалидности, является чернобыльцем и тому подобное. Укажите реквизиты документа, подтверждающего особый статус:

Дополнительные сведения II группа инвалидности, справка к акту осмотра МСЭК от 16.07.2017 № 234578.

Старайтесь записывать сведения ближе всего к левому краю графы. При необходимости со временем изменить сведения, вам хватит места для новой информации.

Если женщина взяла брак и сменила фамилию, зачеркните предыдущую фамилию и укажите рядом новую. В графе 10 «Семейное положение» зачеркните — «не замужем», рядом впишите — «замужем» и добавьте состав семьи.

Зачеркивания в карточке П-2 в случае изменения личных данных — не нарушение и не повлечет штрафов (см. письмо Госстата от 21.11.2016 № 09.4-12/307-16).

 Заполнение раздела «Сведения о воинском учете» в личной карточке П-2

Заполняйте раздел «Сведения о воинском учете» лишь в личных карточках работников, являющихся призывниками или военнообязанными. Если работник не попадает в эти категории, оставьте раздел пустым.

Для целей воинского учета заполните еще один экземпляр карточки П-2 и включить в картотеку воинского учета. Это должна быть отдельная картотека. Так направляет пункт 44 Порядка организации и ведения воинского учета призывников и военнообязанных, утвержденного постановлением КМУ от 07.12.2016 № 921.

Как вносить в личную карточку сведения о приеме на работу?

Личная карточка П-2: как вести

В графе «Дата» укажите не дату внесения сведений, а дату, когда приняли работника на работу. Она будет хотя бы на день позже даты издания приказа о принятии — за необходимости сообщить ДФС о новом сотруднике до того, как он приступит к работе.

Примечание к разделу IV карточки П-2 ссылается на Классификатор профессий 2005 года. Эта версия КП была действующей, когда Госстат и Минобороны утверждали действующую ныне П-2. С тех пор Классификатор изменился, а форма карточки изменений не претерпела. Поскольку сведения в карточке должны быть актуальными и достоверными (как и в любом другом документе — источнике государственных статистических наблюдений по труду), указывайте код по Классификатору профессий ДК 003:2010.

Обязательно укажите оклад. Некоторые кадровики не фиксируют размер зарплаты в карточке П-2, аргументируя это тем, что зарплата — конфиденциальная информация, а с карточки П-2 другие работники смогут узнать о доходах коллег. Аргумент неубедителен и даже вреден. Карточка П-2 — документ с персональными данными, поэтому храниться должен как и любой источник персональных данных, и доступ к карте должен быть ограничен работниками, в служебные обязанности которых входит работа с П-2. Если кто-то на предприятии может получить доступ к П-2, это нарушение законодательства о защите персональных данных.

Пригласите работника в отдел кадров, чтобы ознакомить с записью о принятии. Покажите, что запись в трудовой совпадает с записью в П-2. Подпись работника в П-2 свидетельствует, что работник ознакомился с записью в трудовой книжке. Не пренебрегайте этой обязанностью, иначе нарушите норму пункта 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.

Какие сведения вносить в личную карточку во время работы?

Отбивайте в карточке П-2:

  • перевод на другую должность;
  • получение образования;
  • изменения учетных данных;
  • изменение названия должности для согласования с Классификатором профессий;
  • повышение квалификации или профессиональное образование за счет работодателя;
  • увольнение.

Если работник повышал квалификацию на курсах за счет предприятия, укажите об этом в разделе III личной карточки.

Форма карточки не предусматривает сведений о тренингах или семинарах, в которых принимал участие работник. Впрочем, удобно отражать краткосрочные образовательные программы именно в П-2. Если возникнет потребность определить преимущественное право остаться на работе в случае сокращения, найдете необходимую информацию в одном документе.

Отбивайте в карточке перевода по аналогии с записью о принятии. Укажите дату, с которой переводите на другую должность, в графе «Дата». Укажите название новой должности, код по КП, реквизиты приказа. Не забывайте о подпись работника — он должен засвидетельствовать таким образом, что ознакомился с записью о переводе в трудовой книжке.

Если согласовываете название должности по Классификатору профессий, укажите об этом в карточке. Задайте, с какой даты меняется название должности, редакцию КП (к примеру, ДК 003: 2010), реквизиты приказа о внесении изменений в трудовую книгу и другие учетные документы работника.

Пример:

Личная карточка П-2: как вести

Отражать ли в карточке повышение окладов? По нашему мнению, это нецелесообразно. Хотя нарушением инспектор по труду это не признает.

Законодательство не обязывает вас отбивать в личной карточке сведения о совмещении или исполнении обязанностей отсутствующего работника. Если считаете, что учет в П-2 фактов и периодов совмещение/исполнение обязанностей будет иметь значение для служебной карьеры, при сокращении и тому подобное, пожалуйста, используйте для этого личную карточку. Нарушением это не будет.

Ведите учет отпусков работника по его личной карточкой.

Учет отпусков в личной карточке П-2

Статья 10 Закона об отпусках обязывает работодателя вести учет отпусков работникам. Формы учета Закон не определяет. На практике учет всех отпусков ведут именно с помощью карточки П-2. Основание внести данные — приказ об отпуске.

Практический совет — указывайте в графе «Вид отпуска и количество дней отпуска. В графе «Основание приказ №» указывайте не только номер, но и дату приказа об отпуске.

Личная карточка П-2: как вести

Виды отпусков и периоды их предоставления, указывающие в разделе V «Отпуска» личной карточки П-2

Вид отпуска

За какой период

Ежегодный основной

За рабочий год, который отсчитывают со дня заключения трудового договора

Дополнительные отпуска, в т. ч. за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, за особый характер труда

Дополнительная работникам, имеющим детей

За календарный год

В связи с профсоюзным обучением

Для подготовки и участия в соревнованиях

Дополнительная с сохранением заработной платы сроком 14 рабочих (16 к. д.) дней лицам, пострадавшим вследствие Чернобыльской катастрофы и отнесенные к категории 1 и 2

Без сохранения заработной платы

Дополнительный отпуск отдельным категориям ветеранов войны

В связи с беременностью и родами

Не заполнять

Для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста

Без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им шестилетнего (шестнадцатилетнего) возраста

В связи с усыновлением

Творческий отпуск

Дополнительные в связи с обучением

Даты учебного года

Как отбить увольнение в личной карточке П-2

Шаг 1. Внесите запись в графу «Дата и причина увольнения (основание)». Затем укажите свою должность, проставьте подпись, инициалы, фамилия.

ШАГ 2. Ознакомьте работника с записью об увольнении в трудовой книжке. Предложите засвидетельствовать ознакомление подписью в карточке П-2. Для этого предусмотрена специальная графа — сведения в ней могут появиться только в случае увольнения.

ШАГ 3. Попросите сотрудника отметить в П-2, что он получил трудовую книжку при увольнении. Отдельной графы для этого в П-2 нет, но Инструкция о порядке ведения трудовых книжек направляет, что работник подтверждает получение трудовой книжки подписью в личной карточке.

Руководствуйтесь примером:

Дата и причина увольнения (основание) 20.07.2018, по соглашению сторон, п. 1. ст. 36 КЗоТ Украины, приказ от 19.07.2018 № 166-к/тр  

Личная карточка П-2: как вести 

Как заполнить карточку П-2 в случае смерти работника? Если завершаете карточку П-2 для умершего коллеги, графа «Подпись работника», разумеется, останется пустой. Но укажите, кому из родственников отдали трудовую книжку.

Учет личных карточек

Учитывайте личные карточки, регистрируйте их. Хотя в самой форме П-2 и нет графы для регистрационного индекса, учет важен. Прежде всего, чтобы видеть, сколько карт храните и оформляли карточку на того или иного работника.

Рекомендуемый инструмент для учета личных карточек — Журнал учета приема работников. Поскольку карточку ведете на каждого работника, то номер по журналу принятия можно использовать как регистрационный индекс П-2.

Хранение личных карточек в текущем делопроизводстве отдела кадров

Храните личные карточки отдельно от других документов.

Это обусловлено потребностями защиты персональных данных от несанкционированного доступа, случайной потери или уничтожения.

Храните карты в металлических шкафах или сейфах — это убережет информацию от пожара или воды в случае затопления.

Если работников много, предприятие имеет сложную структуру, несколько структурных подразделений, группируйте личные карточки отдельно для каждого подразделения, располагайте в алфавитном порядке внутри группы.

Если работников немного, храните личные карточки все вместе, располагайте в алфавитном порядке.

После увольнения работника храните его личную карточку в текущем делопроизводстве два года отдельно от карточек работающих. Личные карточки уволенных распределяйте по годам (личные карточки уволенных в одном году); внутри группы, соответствующей определенному году, карточки размещайте по алфавиту. Затем передайте карточку П-2 на архивное хранение вместе с другими карточками уволенных в том же году.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся

Кадрові звіти 2019

У 2019 році кадровиків очікує підготовка 13-ти звітів. Які саме звіти доведеться подавати та за якими формами складати, — у таблиці кадрових звітів 2019.

 Скачати таблицю