На допомогу службі управління персоналом державного органу розглядаємо порядок, вимоги до заповнення та надаємо зразок заповненої особової картки державного службовця.
Національне агентство України з питань державної служби наказом від 05.08.2016 № 156 затвердило форму особової картки державного службовця (далі — Особова картка) та Інструкцію щодо її заповнення (далі — Інструкція № 156). Попередню форму № П-2ДС скасовано наказом Державної служби статистики України від 26.08.2016 № 154.
Особову картку заповнюють на:
- осіб, які бажають взяти участь у конкурсі на зайняття вакантних посад державної служби (далі — претендент на посаду);
- державних службовців, які переводяться з одного державного органу до іншого (Загальні положення Інструкції № 156).
Зразки до теми
Особова картка є складовою особової справи державного службовця. В Особовій картці зазначають:
- прізвище, ім’я, по батькові;
- дату і місце народження;
- сімейний стан;
- освіту і спеціальність;
- результати конкурсу;
- реквізити акта про призначення на посаду;
- дату і місце (державний орган) складення Присяги державного службовця;
- відомості про проходження державної служби в державному органі (посаду, категорія посади та ранг державного службовця, відомості про професійне навчання, стажування, відрядження за кордон, переведення в цьому державному органі);
- відомості про оцінювання результатів службової діяльності;
- вид і строки надання відпустки;
- інформацію про заохочення;
- інформацію про дисциплінарні стягнення та їх зняття;
- підставу звільнення з посади державної служби (ч. 1 ст. 37 Закону України «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII; далі — Закон № 889).
Важливо у 2019 роціОсновні вимоги до заповнення особової картки держслужбовця
Особову картку заповнюємо українською мовою в називному відмінку без скорочень та виправлень (п. 1 розд. ІІ Інструкції № 156).
Інформація, яку зазначає претендент на посаду
Претендент на посаду заповнює рядок «Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)» та пункти 1-13, 15, 16, 30, 31 Особової картки.
Реєстраційний номер облікової картки платника податків зазначають за наявності. Цей рядок не заповнюють, якщо особа через релігійні переконання відмовилася від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків, повідомила про це контролюючий орган і має відмітку у паспорті.
Прізвище, ім’я, по батькові, дату та місце народження наводять згідно із записами в паспорті. У пункті «Громадянство» вказують назву країни, громадянином якої є претендент на посаду.
Адресу фактичного проживання та адресу місця реєстрації зазначають у такій послідовності: поштовий індекс, область, місто, район, село (селище), вулиця, корпус, номер будинку, квартири.
Вказуючи сімейний стан та склад сім’ї, послуговуємось формулюваннями: «одружений», «неодружений», «заміжня», «незаміжня», «розлучений», «розлучена», «вдова», «вдівець». Поруч перераховуємо членів сім’ї та дати їх народження (число, місяць, рік).
Членами сім’ї є особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки.
У пункті «Володіння іноземними мовами (якими)» зазначаємо реквізити документа (диплома, свідоцтва тощо), що засвідчує відповідну освіту (за наявності), а також рівень володіння мовою: «читаю та розмовляю вільно», «читаю та розмовляю зі словником» тощо.
У пункт «Освіта» переносимо дані відповідно до документа про освіту встановленого зразка. Якщо претендент на посаду навчається у навчальному закладі, заповнюємо графи: «Найменування навчального закладу», «Рік вступу», «Спеціальність».
У пункті «Про наявність пільг» вказуємо пільги та документ, що їх посвідчує (серія, номер, ким та коли виданий).
Заповнюючи пункт «Не є громадянином іншої держави» вказуємо відомості про відсутність громадянства (підданства) іншої держави або інші відомості, якщо претендент на посаду є громадянином іншої держави.
Пункт «Депутат ради» заповнює претендент на посаду, який є депутатом ради, вказуючи повну назву ради, скликання.
В пункті «Про ознайомлення з вимогами і обмеженнями щодо прийняття та проходження державної служби відповідно до Законів України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» та «Про захист персональних даних», Правилами етичної поведінки державних службовців» зазначаємо «ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись».
Чи можна звільнити державного службовця з підстав, передбачених КЗпП?
Інструкція № 156 визначає вимоги до автобіографії, що є складовою частиною Особової картки. Автобіографію викладають особисто, у довільній формі, з дотриманням хронологічної послідовності (від народження до дати написання). Зазначають прізвище, ім’я та по батькові, дату й місце народження, узагальнено висвітлюють питання, пов’язані з навчанням, трудовою і громадською діяльністю. Докладні дані про роботу, виконувану з початку трудової діяльності, наводять у пункті 31 Особової картки. Цей пункт заповнюють відповідно до трудової книжки. Окремо в автобіографії відзначають, чи притягувалися до кримінальної відповідальності претендент на посаду, члени його сім’ї або найближчі родичі. Якщо так — чи погашено (знято) судимість і коли.
В Особовій картці засвідчують факт ознайомлення з Правилами внутрішнього службового розпорядку, вказуючи: «ознайомлений(а) та зобов’язуюсь їх дотримуватись».
За бажанням державний службовець може зазначити у відповідному пункті Особової картки будь-які інші відомості щодо свого професійного досвіду та кваліфікації.
В пункт «Виконувана робота з початку трудової діяльності» переносить інформацію з трудової книжки.
Інформація, яку зазначає служба управління персоналом
Працівники служби управління персоналом заповнюють рядок «Код за ЄДРПОУ підприємства (установи, організації)» та пункти 14, 17-29 Особової картки.
З-поміж цих відомостей:
- реквізити акта про призначення на посаду — дата, номер, назва виду документа (указ, постанова, наказ, розпорядження, залежно від категорії посади та відповідно до законодавства);
- дата й місце (найменування державного органу) складення Присяги державного службовця;
- ранг державного службовця (на дату призначення на посаду).
У записах про стаж вказують загальний стаж роботи та стаж державної служби (на дату призначення на посаду) — у роках, місяцях, днях. Однак варто також визначити приведену дату аби в подальшому було простіше визначати період роботи для надання щорічної додаткової відпустки за стаж державної служби, а також для встановлення надбавки за вислугу років.
Записи про проходження державної служби будують за такою схемою: дата, назва посади, категорія (ранг), процедура зайняття посади, підстава. У графі «Процедура зайняття посади» зазначають: «конкурс», «рішення керівника державної служби».
➤ Робота за сумісництвом державних службовців
Структура записів про підвищення рівня професійної компетентності державних службовців: найменування навчального закладу, терміни навчання, програма чи тематика професійного навчання (стажування), реквізити (номер, дата) диплома, посвідчення тощо. Відомості подають відповідно до записів у дипломі, свідоцтві тощо. У разі стажування вказують посаду, на якій пройдено стажування.
Пункт «Відомості про військовий облік» заповнюють відповідно до записів у військовому квитку.
Окремі інформаційні блоки Особової картки присвячено службовим відрядженням і відпусткам. У пункті «Службові відрядження (за кордон)» передбачено графи для даних про місце (населений пункт, країна — у разі перебування в іншій країні), строк і підстави відряджень. Щодо відпусток фіксують такі дані: вид, за який період надано, дати початку та закінчення, підстава.
Порядок заповнення пункту «Заохочення»: у графах таблиці наводять види та підстави заохочень. Діапазон значень: оголошення подяки, нагородження грамотою, почесною грамотою, іншими відзнаками державного органу, дострокове присвоєння рангу, відзначення урядовими нагородами тощо.
У пункті «Дисциплінарна відповідальність» графу «Вид дисциплінарного проступку» заповнюють відповідно до частини 2 статті 65 Закону № 889, а графу «Вид дисциплінарного стягнення» — відповідно до статті 66 Закону № 889.
У пункті «Дата та підстава звільнення з посади державної служби» записи здійснюють згідно з вимогами чинного законодавства, з посиланням на норми Закону № 889 та/або Кодексу законів про працю України.