Завершуємо діловодний 2018-й та розпочинаємо 2019-й: шість невідкладних справ

Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ

Шість справ діловода в грудні-січні, яких вимагають Правила № 1000/5

1. Оформити справи підрозділів для оперативного зберігання

Підрозділи формують справи протягом календарного року, а відтак зберігають їх до передавання в архів. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство в підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ (гл. 2, 3 розд. IV Правил № 1000/5).

Про те, як це зробити, — докладно описано у статті «Справи: 7 обов’язкових операцій наприкінці року»

➤ Архівація особових карток

 Важливо у 2019 році

• Мінімальний оклад у штатному розписі 2019
• Норма робочого часу на 2019 рік
• Зразок штатного розпису 2019
• Календар робочих днів 2019
• Перенесення робочих днів — 2019
• Графік відпусток на 2019 рік
• Номенклатура справ — 2019: зразок

2. Дозаповнити та закрити номенклатури справ за 2018 рік

Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ підприємства. Запис підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Порядок дій — у статті «Номенклатури справ: уточнюємо та закриваємо».

3. Скласти зведену номенклатуру справ на 2019 рік

Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ із зазначенням строків їх зберігання (п. 2 розд. I Правил № 1000/5). Номенклатуру справ підприємства (зведену номенклатуру) складає служба діловодства за уніфікованою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів (п. 5, 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Зробіть це за алгоритмом «Зведення номенклатури справ структурних підрозділів».

4. Скласти описи справ підрозділу за 2017 рік

Структурні підрозділи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5).

Для цього скористайтеся рекомендаціями експертів: «Описи справ підрозділу — складіть до 31 грудня».

Графік відпусток — 2019

• ТОП-10 запитань кадровиків про графік відпусток на 2019 рік
• Графік відпусток: приклад оформлення
• Наказ про затвердження графіка відпусток

5. Створити реєстраційні форми на 2019 рік

Документи реєструють за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні. Необхідно окремо реєструвати: накази з основних питань діяльності; з адміністративно-господарських питань; кадрові накази — відповідно до строків зберігання; службові листи; звернення; запити на публічну інформацію (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Докладно — у статті «Створюємо реєстраційно-облікові форми на рік».

Відео на тему «Обов’язкові рестраційні форми, що мають бути на підприємстві»

6. Роздати підрозділам витяги зі зведеної номенклатури справ на 2019 рік

Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил№ 1000/5).

Витяги зі зведеної номенклатури справ складіть за алгоритмом ➤➤