Кадровик01

Завершуємо діловодний 2018-й та розпочинаємо 2019-й: шість невідкладних справ

  • 5 грудня 2018
  • 2584

Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ

Шість справ діловода в грудні-січні, яких вимагають Правила № 1000/5

1. Оформити справи підрозділів для оперативного зберігання

Підрозділи формують справи протягом календарного року, а відтак зберігають їх до передавання в архів. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство в підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ (гл. 2, 3 розд. IV Правил № 1000/5).

Про те, як це зробити, — докладно описано у статті «Справи: 7 обов’язкових операцій наприкінці року»

➤ Архівація особових карток

2. Дозаповнити та закрити номенклатури справ за 2018 рік

Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ підприємства. Запис підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Порядок дій — у статті «Номенклатури справ: уточнюємо та закриваємо».

3. Скласти зведену номенклатуру справ на 2019 рік

Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ із зазначенням строків їх зберігання (п. 2 розд. I Правил № 1000/5). Номенклатуру справ підприємства (зведену номенклатуру) складає служба діловодства за уніфікованою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів (п. 5, 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).

Зробіть це за алгоритмом «Зведення номенклатури справ структурних підрозділів».

4. Скласти описи справ підрозділу за 2017 рік

Структурні підрозділи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5).

Для цього скористайтеся рекомендаціями експертів: «Описи справ підрозділу — складіть до 31 грудня».

5. Створити реєстраційні форми на 2019 рік

Документи реєструють за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні. Необхідно окремо реєструвати: накази з основних питань діяльності; з адміністративно-господарських питань; кадрові накази — відповідно до строків зберігання; службові листи; звернення; запити на публічну інформацію (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Докладно — у статті «Створюємо реєстраційно-облікові форми на рік».

Увага!

Експерти радять щороку закривати реєстраційні форми підсумковим записом, хоча Правила № 1000/5 не містять такої вимоги.

Стаття до теми — «Журнал, картотека, база даних: закриваємо реєстраційні форми».

Відео на тему «Обов’язкові рестраційні форми, що мають бути на підприємстві»

6. Роздати підрозділам витяги зі зведеної номенклатури справ на 2019 рік

Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил№ 1000/5).

Витяги зі зведеної номенклатури справ складіть за алгоритмом 

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
і скачаю все
Зареєструюся
Ви читали:
Приєднуйтеся до закритого Клубу кадровиків!
Зареєструйтеся і Вам також будуть доступні статті

Пройдіть швидку реєстрацію і отримайте доступ до:

норм робочого часу на 2019 рік

• штатного розпису з мінімальним окладом у 2019 році

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервісів та калькуляторів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
І продовжити читання
Зареєструватися
×


Скачайте зразок трудового договору 2019

Укладання та зразок трудового договору 2019

 Скачати шаблон