Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ
- 1. Оформити справи підрозділів для оперативного зберігання
- 2. Дозаповнити та закрити номенклатури справ за 2018 рік
- 3. Скласти зведену номенклатуру справ на 2019 рік
- 4. Скласти описи справ підрозділу за 2017 рік
- 5. Створити реєстраційні форми на 2019 рік
- 6. Роздати підрозділам витяги зі зведеної номенклатури справ на 2019 рік
Шість справ діловода в грудні-січні, яких вимагають Правила № 1000/5
1. Оформити справи підрозділів для оперативного зберігання
Підрозділи формують справи протягом календарного року, а відтак зберігають їх до передавання в архів. Керівники структурних підрозділів і працівники, відповідальні за діловодство в підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ (гл. 2, 3 розд. IV Правил № 1000/5).
Про те, як це зробити, — докладно описано у статті «Справи: 7 обов’язкових операцій наприкінці року»
2. Дозаповнити та закрити номенклатури справ за 2018 рік
Наприкінці року служба діловодства обов’язково закриває підсумковим записом номенклатуру справ підприємства. Запис підписує керівник служби діловодства (п. 20 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
Порядок дій — у статті «Номенклатури справ: уточнюємо та закриваємо».
3. Скласти зведену номенклатуру справ на 2019 рік
Номенклатура справ — обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ із зазначенням строків їх зберігання (п. 2 розд. I Правил № 1000/5). Номенклатуру справ підприємства (зведену номенклатуру) складає служба діловодства за уніфікованою формою на підставі номенклатур справ структурних підрозділів (п. 5, 12 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
Зробіть це за алгоритмом «Зведення номенклатури справ структурних підрозділів».
4. Скласти описи справ підрозділу за 2017 рік
Структурні підрозділи зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 гл. 3 розд. VI Правил № 1000/5).
Для цього скористайтеся рекомендаціями експертів: «Описи справ підрозділу — складіть до 31 грудня».
5. Створити реєстраційні форми на 2019 рік
Документи реєструють за документопотоками — вхідні, вихідні, внутрішні. Необхідно окремо реєструвати: накази з основних питань діяльності; з адміністративно-господарських питань; кадрові накази — відповідно до строків зберігання; службові листи; звернення; запити на публічну інформацію (п. 2 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
Докладно — у статті «Створюємо реєстраційно-облікові форми на рік».
Відео на тему «Обов’язкові рестраційні форми, що мають бути на підприємстві »
6. Роздати підрозділам витяги зі зведеної номенклатури справ на 2019 рік
Для використання в роботі структурні підрозділи установи отримують засвідчені в установленому порядку витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ установи (п. 18 гл. 1 розд. IV Правил№ 1000/5).
Витяги зі зведеної номенклатури справ складіть за алгоритмом ➤➤
- Як підготувати справи до зберігання в підрозділі: 7 обов’язкових операцій наприкінці року
- Групування до справ документів різних видів: що разом, а що окремо
- Профілактика грипу на підприємстві: інструкція для секретаря
- Службові листи. ТЕСТ для секретаря і діловода