Кадровик01

Доповідна записка 2019: порядок та зразок оформлення

  • 18 лютого 2019
  • 5435

Доповідна записка — це службовий документ, який адресують керівникові структурного підрозділу чи підприємства, з викладом інформації про факти, події, ситуацію, що склалася, звітують про виконану роботу. В статті розказуємо, які бувають види доповідної записки та порядок оформлення доповідної записки 2019.

Порядок оформлення доповідної записки на працівника 2019

Керівник підприємства не може особисто фіксувати нештатні ситуації чи порушення трудової дисципліни. Як правило, про це доповідають свідки, колеги чи керівник порушника.

Навіщо потрібна доповідна записка?

Якщо для вирішення нештатної ситуації потрібні конкретні заходи — приміром, притягнути порушника до дисциплінарної відповідальності — усного повідомлення замало. Працівник повинен письмово поінформувати про те, що сталося. Форма повідомлення — доповідна записка. Працівники складають її як із власної ініціативи, так і на вимогу чи за вказівкою керівника. Вимога чи вказівка можуть бути усними або письмовими.

Обов’язкові документи відділу кадрів ➦ СКАЧАТИ таблицю

Хто складає доповідну записку?

Для відділу кадрів є два потоки доповідних записок — вхідний і вихідний. Вхідні доповідні записки складають працівники інших відділів, вихідні оформлюють кадровики.

Приклад

Кадровик у доповідній може поінформувати директора про порушення правил лінійними менеджерами — наприклад, про несвоєчасне подання табелів обліку робочого часу. Однак частіше доповідні складають лінійні керівники: повідомляють, що працівники не пройшли медогляд, не дотримують дисципліни; вимагають вжити заходів — відсторонити від роботи, оголосити догану.

Автор адресує доповідну записку керівнику підприємства чи структурного підрозділу.

За якою формою. Користуйтеся уніфікованою формою доповідної записки. Джерело — Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (далі — Збірник форм ОРД).

Що зазначити в тексті доповідної записки?

Текст доповідної записки складається з двох або трьох частин:

1) причини, обставини, факти чи події, що спричинили написання записки;

2) аналіз проблеми та варіанти її вирішення — залежно від ситуації, може й не бути;

3) висновки та пропозиції щодо доцільних дій.

Автор записки має:

  • вказати посади та прізвища учасників інциденту, де він відбувся, в чому полягає порушення, до яких наслідків призвело;
  • підсумувати пропозиції щодо вирішення питання.

Інформування працівників про перенесення робочих днів онлайн

Доповідна записка 2019: порядок та зразок оформлення
Ірина Потаповакерівник експертної групи MCFR Кадри
Чи можна поінформувати працівників про перенесення робочих днів онлайн і не ознайомлювати під підпис із наказом?

Як оформити доповідну записку

Доповідні записки складайте на папері формату А4. Обов’язково залишайте береги. Це важливо, адже підшиватимете документ до справи для зберігання. Розміри берегів регламентує пункт 6.2 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55:

Берег документа

Розмір, мм

Лівий

30

Правий

10

Верхній

20

Нижній

20

Оформлюйте доповідні записки на комп’ютері. Якщо це неможливо, можете скласти й рукописний варіант (п. 7.1 ДСТУ 4163-2003).

Дотримайте вимог до оформлення реквізитів, визначених ДСТУ 4163-2003. У верхньому правому куті розмістить шапку, вкажіть адресата записки. За потреби зазначте назву структурного підрозділу, щоб керівник ідентифікував, звідки надійшов документ. Назву виду документа — ДОПОВІДНА ЗАПИСКА — друкуйте без відступу від межі лівого берега, великими літерами, напівжирним шрифтом. Нижче оформте графу для дати та реєстраційного номера. Датою доповідної буде дата її підписання. Наведіть місце складання документа та заголовок, що відбиває зміст. Відтак оформте текст і за потреби відмітку про наявність додатків. Останній із обов’язкових реквізитів — підпис. Складові реквізиту — назва посади, особистий підпис, ініціали, прізвище автора записки.

Якщо записка багатосторінкова, пронумеруйте другу та подальші сторінки. Номери сторінок проставляйте посередині верхнього берега арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків (п. 7.12 ДСТУ 4163-2003).

Порада!

Доповідна записка про запізнення чи відсутність працівника на робочому місці є однією з підстав для дисціплінарного стягнення, у т. ч. звільнення. Цей документ важливо скласти коректно. Щоб запобігти помилкам, розробіть на основі уніфікованої форми шаблон доповідної записки для вашого підприємства.

Доповідна записка види

Доповідні записки поділяються на:

  • внутрішні;
  • зовнішні.

Внутрішні доповідні записки адресують особі в межах підприємства — приміром, голові відомства, начальнику відділу. Такі доповідні записки складають на чистому аркуші формату А4. Підписує — укладач.

Зовнішні доповідні записки адресують організаціям вищого рівня. Складають — на загальному бланку підприємства. Підписує — керівник підприємства.

 За змістом доповідні записку бувають:

  • інформаційні — повідомляють про зміни в організації робото того чи того структурного підрозділу підприємства;
  • ініціативні — містять пропозиції щодо оптимізації та раціоналізації виробничих процесів;
  • змістові — найчастіше використовуваний вид доповідних записок. Використовують для звітування про виконану роботу.

Доповідна записка зразок 2019

СКАЧАТИ ➦ приклад доповідної записки 

Приклад доповідної записки 2019

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися
Ви читали:
Приєднуйтеся до закритого Клубу кадровиків!
Зареєструйтеся і Вам також будуть доступні статті

Пройдіть швидку реєстрацію і отримайте доступ до:

норм робочого часу на 2019 рік

• штатного розпису з мінімальним окладом у 2019 році

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервісів та калькуляторів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися
×


Скачайте зразок трудового договору 2019

Укладання та зразок трудового договору 2019

 Скачати шаблон