Кадровик01

Правила присвоєння реєстраційних номерів документам

  • 26 лютого 2019
  • 1484

Лиш зареєстрований документ має юридичну силу. В іншому разі — підприємство не несе відповідальності за документ та не може контролювати його виконання. Про правила реєстрації та присвоєння реєстраційних індексів документам, — у статті.

Реєстраційні індекси — не тільки формальна ознака видання документів, а й засіб їх ідентифікації та пошуку як у поточному діловодстві, так і в архіві.

Два кроки, щоб зареєструвати документ:

  1. Унесіть відомості про документ до реєстраційної форми — журналу, книги, реєстраційно-контрольної картки.
  2. Поставте на документі реєстраційний індекс (п. 1 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5*).

Як складати реєстраційні номери. 5 міні-кейсів ➦ СКАЧАТИ

З чого складається реєстраційний індекс?

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Скачати ➦ приклад Класифікатора підрозділів

Реєстраційні індекси наказів

Правила № 1000/5 рекомендують особливу індексацію для розпорядчих документів

Реєстраційний індекс наказу = Порядковий номер за журналом реєстрації + Літерний індекс, що показує належність до певної тематичної групи

Накази реєструють у різних реєстраційних формах залежно від видів та строків зберігання документів. Щороку на підприємстві має бути оформлено щонайменше чотири Журнали реєстрації наказів.

Реєстраційні індекси вхідних листів

Вхідні листи вже мають реєстраційний індекс відправника. Секретар фіксує цей індекс, але ставить і свою позначку — відмітку про надходження.

Зафіксуйте індекс, дату листа та інші облікові відомості в журналі реєстрації вхідних листів, а на самому листі проставте відмітку про надходження (п. 5.31 ДСТУ 4163-2003).

Приклад реєстраційного індексу листа

Реєстраційний індекс договору

Підприємство самостійно визначає порядок присвоєння договорам реєстраційних індексів у локальному нормативному акті, наприклад, в індивідуальній інструкції з діловодства або Положенні про порядок ведення договірної роботи. Утім, є загальні рекомендації присвоєння реєстраційних індексів договорам, яких слід дотримуватися.

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися
Ви читали:
Приєднуйтеся до закритого Клубу кадровиків!
Зареєструйтеся і Вам також будуть доступні статті

Пройдіть швидку реєстрацію і отримайте доступ до:

норм робочого часу на 2019 рік

• штатного розпису з мінімальним окладом у 2019 році

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• онлайн-сервісів та калькуляторів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися
×


Скачайте зразок трудового договору 2019

Укладання та зразок трудового договору 2019

 Скачати шаблон