Кадровик01

Як не дратувати директора проханнями повторно підписати документ

  • 21 травня 2019
  • 848

Помилка у документі може коштувати не тільки додатково витраченого часу, а й призвести до втрати його юридичної сили. Контролюйте документи до того, як їх побачить керівник, щоб не потрапити в незручну ситуацію і не пропустити помилку за межі компанії. Що і як перевіряти в документах — розповідає експерт.

Чи то поспіх, чи то надмірна впевненість можуть зіграти злий жарт: надрукований документ керівник повертає. Ситуація неприємна, особливо, якщо на помилку вказав представник іншого підприємства. Що перевірити в документі, перш ніж покласти його до теки «На підпис», розглянемо у статті.

Бланк документа

Зверніть увагу, чи відповідає вид документа бланку.

Для виготовлення листів використовують бланк листа, для інших документів — загальний бланк. 

Крім того, є бланки конкретного виду документа — наприклад, наказу.

До відома!

На практиці часто доповідну записку оформлюють на бланку для листів, а листи — на загальному бланку підприємства, що неправильно.

Береги, інтервали, вирівнювання, абзацні відступи 

Відповідно до Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003» береги документів мають бути не менше: 30 мм — лівий, 10 мм — правий, 20 мм — верхній та нижній; абзацні відступи — 1,25 см. Міжрядковий інтервал: у тексті документа — 1-1,5, між текстом і додатком — 2, між текстом і підписом — 3. Вирівнюємо сторінку по ширині аркуша.

Нумерація сторінок

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега документа на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша, починаючи з другої сторінки.

Шрифт

У діловодстві використовують поширені шрифти, наприклад Times New Roman, Arial, 12, 13, 14-го кеглів.

Загалом у документах 32 реквізити. Перевірте, чи відповідає склад і оформлення реквізитів вимогам до конкретного виду документа.

Які реквізити впливають на юридичну силу документа?

Фактичний матеріал

Перевірте прізвище, ім’я, по батькові, посаду адресата і звертання до нього. Уточніть посаду керівника. З’ясуйте, чи не відбулося кадрових змін на підприємстві. Обов’язково перевірте найменування структурних підрозділів, прізвища, імена, по батькові працівників, назви підприємств, власні імена, терміни й абревіатури. Переконайтеся, що посилання на документи й нормативні акти актуальні.

Мова і стиль

Перевірте орфографію і пунктуацію в тексті документа, виправте стилістичні помилки.

Типові помилки в текстах документів і як їх виправити

Типові помилки в текстах документів

Усі варіанти виправлень

Резюме

1. Передусім перевірте, чи правильно оформлені реквізити, які впливають на юридичну силу документа.

2. Перевірте найменування структурних підрозділів, прізвища, імена, по батькові працівників, назви підприємств, власні імена, терміни й абревіатури. Виправте стилістичні помилки.

3. Не виходьте за межі допустимого втручання в текст документа, щоб не спотворити його зміст і не створити конфліктної ситуації.

Як не дратувати директора проханнями повторно підписати документ Перевірте, чи добре ви знаєте, як оформляти реквізити? Пройдіть Тест для секретаря і діловода.

Інна Самсонова, 
документознавець

Підписка на найактуальніші статті

Підпишіться на розсилку, аби не пропустити жодної важливої та цікавої статті. Це БЕЗПЛАТНО. Ми триматимемо вас у курсі всіх кадрових подій!

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

57 секунд на реєстрацію і документ Ваш!

А також шпаргалки, зразки кадрових документів, форми звітів та цілий банк посадових інструкцій без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися і скачати
Ви читали:
Пройдіть швидку реєстрацію і отримайте:
Зареєструйтеся і Вам також будуть доступні статті

робочий календар кадровика на 2019 рік

• зразок штатного розпису з мінімальним окладом у 2019 році

• 62+ шпаргалки-підказки

• калькулятор відппусток та інші онлайн-сервіси

• банк посадових інструкцій

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися і дочитати
×


Скачайте зразок трудового договору 2019

Укладання та зразок трудового договору 2019

 Скачати шаблон