Аудит трудових книжок

2 вересня 2020
37707
Середній бал: 5 із 5
керівник групи експертів із кадрових питань

Зовсім скоро кадрові служби скануватимуть трудові книжки і передаватимуть скани до Пенсійного фонду. Щоб не мати претензій від ПФУ, перевірте трудові до того, як оцифруєте. Почніть з двох обов’язкових кроків

Трудові книжки виведуть із ужитку. Трудову діяльність обліковуватиме Пенсійний фонд, а працівник бачитиме відомості про себе в Електронній трудовій книжці. Розділ «Електронна трудова книжка» вже доступний в особистих кабінетах українців на порталі ПФУ.

Кадровики відсканують паперові трудові і передадуть скани до ПФУ. Переносити дані до електронних трудових будуть фахівці Пенсійного фонду.

Перш ніж сканувати трудові книжки, перевірте, чи всі вони на місці. Бракує? Не біда. Підкажемо, як вчинити. Трудова книжка на підробленому бланку спричинить претензії ПФУ, але й на це лихо є своя втіха.

Перевірте, чи збігається кількість трудових з кількістю працівників

Насамперед визначте, чи всі трудові книжки наявні. Для цього зіставте кількість основних працівників і кількість трудових книжок у сейфі або вогнетривкій шафі. Не нехтуйте перевіркою, навіть якщо працюєте на підприємстві давно і попередній кадровик передав вам усі трудові книжки за актом.

Акт про нестачу трудових книжок у відділі кадрів

Щоб швидко перевірити, роздрукуйте з кадрової програми список працівників. Не забудьте виключити зі списку зовнішніх сумісників. Їхніх трудових книжок у вас не повинно бути. Відтак дістаньте трудові і викресліть зі списку прізвища тих працівників, чиї трудові книжки є у відділі кадрів.

→ Виявили, що трудової немає? ✔ Оформлюємо дублікат трудової книжки

Доповідна записка про відсутність трудових книжок у відділі кадрів

Повідомлення працівнику про втрату трудової книжки

Перевірте, чи немає серед трудових книжок підробок

Уряд визначив вимоги до сканкопій. Так, скановані копії трудової книжки працівника та документів про стаж мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, бути придатними для сприйняття їх змісту, зокрема даних про серію та номер бланків документів.

Коли перераховуватимете трудові книжки, зважайте, щоб бланки були оригінальними.

Зразок бланка трудової книжки

Відповідальність за підробну трудову книжку

Якщо підробну трудову книжку виписали на вашому підприємстві, штрафних санкцій від Держпраці та адміністративної відповідальності не уникнути.

Якщо ж неоригінальний документ оформив попередній роботодавець, ви не маєте за це відповідати.

До адміністративної відповідальності у вигляді штрафу притягнуть посадову особу, яка виписала трудову книжку на бланку невстановленого зразка. Такою особою є керівник організації, в якій оформили документ неналежного зразка.

Де дозволено купувати бланки трудових книжок


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo