Реквізити документів за ДСТУ 4163:2020

3 вересня 2021
11151
Середній бал: 5 із 5
порталу «Кадровик-01»

Зверніть увагу, що саме обов’язкові реквізити надають документу юридичної сили та доказовості

Документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:

  • найменування юридичної особи (04);
  • назва виду документа (не зазначають на листах) (09);
  • дата документа (10);
  • реєстраційний індекс документа (11);
  • заголовок до тексту документа (19);
  • текст документа (20);
  • підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).

Підстава — пункт 4.4 ДСТУ 4163:2020.

Дізнайтеся, що змінилося в частині реквізитів

Реквізити документів згідно з ДСТУ 4163:2020

Скачати таблицю

Назва

Відповідник у ДСТУ 4163–2003

Що нового

01

Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим

Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

Дозволили розміщувати зображення Державного Герба України на бланках документів органів місцевого самоврядування, а також на бланках документів інших юридичних осіб, для яких ОМС є органами вищого рівня.

Більш чітко визначили вимоги до розміщення зображення Герба Автономної Республіки Крим на бланках документів юридичних осіб АРК з урахуванням Закону «Про Автономну Республіку Крим»

02

Зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

Уточнили, як оформляти

03

Найменування юридичної особи вищого рівня

Назва організації вищого рівня

Уточнили, як оформляти

04

Найменування юридичної особи

Назва організації

Стандарт відсилає до наказу Мін’юсту «Про затвердження Вимог до написання найменування юридичної особи, її відокремленого підрозділу, громадського формування, що не має статусу юридичної особи, крім організацій профспілки» вiд 05.03.2012 № 368/5

 

Дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом

05

Найменування структурного підрозділу юридичної особи

Назва структурного підрозділу організації

Дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом

 

06

Довідкові дані про юридичну особу

Довідкові дані про організацію

Визначили послідовність розміщення елементів поштової адреси та формат номера телефону

 

З’явилася можливість розміщувати на бланку дві адреси юридичної особи — юридичну і фактичну

 

Дозволили використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів

07

Код форми документа

Код форми документа

Вказали, що проставляють за ДКУД, утім, поки ДСТУ 4163:2020 набував чинності, ухвалили новий Національний класифікатор НК 010:2021 «Класифікатор управлінської документації», що діє з 19.04.2021

08

Код юридичної особи

Код організації

Дозволили використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів

09

Назва виду документа

Назва виду документа

Дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом розміром 14—16 друкарських пунктів

 

Допустимо друкувати розрідженим шрифтом

10

Дата документа

Дата документа

Визначили, як проставляти дату в спільних документах, підготовлених від імені двох i більше юросіб, а також у разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства і використання штрих-коду aбo QR-коду

11

Реєстраційний індекс документа

Реєстраційний індекс документа

Прописали докладніше, як оформляти

 

Навели приклади

 

Визначили: складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою

12

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Уточнили, як оформляти

13

Місце складення документа

Місце складення або видання документа

Уточнили, як оформляти

 

Якщо документ складаєте в Києві, скорочення «м.» не вказуйте

14

Гриф обмеження доступу до документа

Гриф обмеження доступу до документа

Уточнили, як оформляти

15

Адресат

Адресат

Уточнили, як оформляти

16

Гриф затвердження документа

Гриф затвердження документа

Конкретизували докладніше, як оформляти, зокрема, коли адресат — фізична особа

 

17

Резолюція

Резолюція

 

Визначили, що таке резолюція

18

Відмітка про контроль

Відмітка про контроль

Уточнили, як оформляти

19

Заголовок до тексту документа

Заголовок до тексту документа

Уточнили, як оформляти, дозволили друкувати напівжирним прямим шрифтом

20

Текст документа

Текст документа

Уточнили, як оформляти

21

Відмітка про наявність додатків

Відмітка про наявність додатків

Ввели новий термін «Додаток довідкового характеру» і визначили, як його оформляти

 

22

Підпис

Підпис

Замість ініціалів та прізвища — власне ім’я

 

Визначили, як заміняти підпис електронним підписом в електронних документах

 

Унаочнили прикладами, як оформляти підпис у разі відсутності директора

23

Відбиток печатки

 

Відбиток печатки

Уточнили, як застосовувати печатки, зокрема, електронну

 

Визначили, як заміняти відбиток печатки електронною печаткою в електронних документах

24

Віза документа

Візи документа

 

Уточнили, як оформляти

25

Гриф погодження (схвалення) документа

Гриф погодження документа

 

 

Конкретизували докладніше, як оформляти, зокрема, коли документ погоджує посадова особа

 

Реквізит доповнили словом «схвалення», адже схвалення теж застосовують на практиці

26

Відмітка про засвідчення копії документа

Відмітка про засвідчення копії

Уточнили, що особа, яка засвідчує копію, вказує власне ім
’я та прізвище, а не ініціали й прізвище, як раніше

27

Відомості про виконавця документа

Прізвище виконавця і номер його телефону

Дозволили використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів

28

Відмітка про ознайомлення з документом

Новий реквізит

Визначили, як оформляти

29

Відмітка про виконання документа

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Докладно прописали, як оформляти, навели варіанти

 

30

Відмітка про надходження документа до юридичної особи

Відмітка про надійдення документа до організації

 

 

Поняття «надійдення» замінили більш уживаним терміном «надходження»

 

Уточнили, як оформляти відмітку

 

Дозволили оформляти за допомогою штрихкоду

31

Запис про державну реєстрацію

Запис про державну реєстрацію

Змінили порядок оформлення запису про державну реєстрацію нормативно-правового акта у відповідних органах юстиції (стосується органів влади, наділених правом видавати нормативно-правові акти щодо діяльності не лише установи — автора документа, а й інших установ)

32

Відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації

Відмітка про наявність документа в електронній формі

Визначили, як оформляти

logo