Зберігання особових справ: настанови експерта

18 лютого 2022
1392
Середній бал: 5 із 5
експерт з трудових відносин

Порядок зберігання особових справ працівників необхідно організувати так, щоб дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства. Оскільки особові справи необхідно вести на державних, комунальних, а також приватних підприємствах, ця стаття неодмінно допоможе вам у роботі.

Як зберігати особові справи:

Як правильно зберігати особові справи

Особові справи зберігайте в кадровій службі окремо від інших справ. Для зберігання в поточному діловодстві використовуйте паперові теки або сегрегатори з прозорими файлами. Зазвичай документи на одного працівника вміщують до одного файлу. Теки чи сегрегатори розміщуйте вертикально у металевих шафах, що надійно замикаються. Таке зберігання особових справ працівників дає змогу дотримати вимог законодавства про захист персональних даних та правил діловодства (п. 3 гл. 3 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Радимо розміщувати за алфавітом теки у шафі чи файли в сегрегаторі.

Пам'ятайте, що відповідальність за збереження особових справ несе керівник кадрової служби (п. 6 розд. І Правила № 1000/5). Доступ до особових справ мають тільки працівники кадрової служби.

зберігання особових справ

✍ Чекліст для аудиту особових справ працівників

Як зберігати особові справи звільнених працівників

Особову справу звільненого зберігайте в кадровій службі два роки після звільнення. Надалі у складі зведеної особової справи передайте до архівного підрозділу / архіву підприємства (п. 1 гл. 4 розд. VI Правил № 1000/5).

Радимо за можливості зберігати особові справи звільнених і тих, хто працює, у різних шафах. Якщо штатна чисельність незначна і кількість особових справ звільнених невелика, для особових справ звільнених виділіть окрему полицю в шафі, де зберігаєте особові справи тих, хто працює.

Зберігання особових справ: настанови експерта Пам’ятайте, що особова справа працівника — джерело найповнішої інформації про його трудову діяльність. При цьому вона може містити потенційну небезпеку для кадровика та підказати інспектору праці, чи є трудові порушення стосовно співробітника. Інспектори запитують особові справи незалежно від теми перевірки.

Щоб не хвилюватися за цю частину своєї роботи, проведіть самостійний аудит.

Допоможе вам у цьому стаття-тренінг від журналу «Кадровик-01».

На вас чекають:

  • 9 аспектів, які слід врахувати при веденні особових справ;
  • експертні роз’яснення до кожного етапу аудиту;
  • зразки супровідних документів.

Якщо ви є підписником журналу «Кадровик-01», розпочинайте самоперевірку просто зараз. Якщо ви ще не долучилися до спільноти читачів , активуйте доступ до електронної версії на три дні та встигніть виправити помилки до того, як їх помітить інспектор праці.

logo