Відрядження працівника під час воєнного стану

16 червня 2022
2827
Середній бал: 5 із 5
керівник групи експертів із кадрових питань

Направлення у відрядження хоч і не нове завдання для кадровиків, але багато хто вперше зіштовхнеться з відрядженням працівника-дистанційника, працівника, який перебуває у простої. А дехто має направити у відрядження працівника, який перебуває за кордоном. Щоб не заплутатися у процедурах, дотримуйтеся підказок експерта.

Порядок оформлення відрядження під час воєнного стану не змінився. Керівник так само повідомляє кадровику про необхідність направити працівника у відрядження. Кадровик своєю чергою уточнюєте:

  • мету відрядження;
  • пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
  • строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
  • кого необхідно направити у відрядження.

А ось далі кадровик може потрапити в ситуацію, в якій до введення воєнного стану не був. Розглянемо детальніше.

Уточніть місцеперебування працівників

Перша складність полягає у тому, що через військову агресію рф багато працівників виїхало на безпечну територію до західних регіонів України чи за кордон, відповідно працівники можуть працювати дистанційно, перебувати в простої або у відпустці.

Якщо працівник у простої, уточніть його місцеперебування та повідомте про припинення простою і необхідність поїхати у відрядження. Поясніть, що працівник має повернутися до місця постійної роботи, щоб роботодавець міг оплатити проїзд до місця відрядження.

Якщо працівник працює дистанційно, то пунктом вибуття у відрядження буде населений пункт, де фактично перебуває дистанційний працівник. 

Чи компенсує роботодавець працівнику проїзд з місця проживання до місця відрядження.

Отримайте згоду на відрядження під час воєнного стану

Пам’ятайте про необхідність отримати згоду на відрядження працівника, що має дитину. Так скеровує частина друга статті 9 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX (далі — Закон № 2136).

Увага! Деякі категорії працівників заборонено направляти у відрядження під час воєнного стану навіть за згодою.

Ознайомте з кошторисом витрат та нагадайте про гарантії

Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат або з довідкою-розрахунком на виданий/перерахований аванс, складеною у довільній формі. Також нагадайте про вимоги нормативно-правових актів звітувати про використання коштів, які видали на відрядження (п. 6 розд. І Інструкції № 59).

Коли працівник не працює дистанційно, але перебуває не за місцем постійної роботи, зокрема за кордоном, і не бажає або не може повернутися додому. Поінформуйте, що наказ про відрядження буде з місця постійної роботи до місця відрядження, а роботодавець зможе компенсувати не всі витрати працівника.

Оформте наказ на відрядження

Далі підготуйте наказ про відрядження й вкажіть у ньому:

  • мету;
  • завдання — за потреби;
  • пункт призначення — місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджаєте працівника;
  • строк — дату вибуття у відрядження й дату прибуття з відрядження;
  • джерело фінансування витрат на відрядження;
  • за потреби інші ключові моменти — вид транспорту, інформацію про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, якщо їх установив керівник.

Ознайомте працівника з наказом про відрядження

Із розпорядчим документом з кадрових питань обов’язково ознайомте згаданих у ньому осіб, які на першому примірнику документа чи на спеціальному бланку проставляють свої підписи й зазначають дату ознайомлення (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Якщо працівник не може поставити підпис на наказі, надішліть його будь-яким доступним способом та отримайте підтвердження, що працівник ознайомився з документом. Складіть протокол про ознайомлення.

logo