Номенклатура дел: создаем по правилам

Номенклатуры дел разрабатываем и оформляем по общегосударственном нормативном акте, который действует с июля 2015 года. Это Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила 1000/5).

Правила № 1000/5 обобщенно определяют и дальнейшие этапы жизненного цикла номенклатур: ведение, оформление выписок и закрытия.

Для начала — несколько основополагающих предписаний, изложенных в Правилах 1000/5:

• действие Правил № 1000/5 распространяется на предприятия, учреждения, организации (далее — предприятие) любой формы собственности;
• каждое предприятие должно иметь собственную номенклатуру дел;
• номенклатуры дел разрабатывают в конце года на следующий год.

Учет документов в делопроизводстве является двухуровневым. На первом уровне учитываем отдельные документы — чаще всего за журналами регистрации, книгами учета, иногда — по карточкам. На втором — дела, в которых эти документы сформированы. Дела учитываем именно по номенклатурам.

А собственно, что такое номенклатура? Это перечень названий дел, что заведены на предприятии, систематизированный в определенном порядке. По каждому делу указывается и срок ее хранения.

Номенклатура дел отдела кадров как структурного подразделения предприятия

Номенклатуру дел на следующий год каждое структурное подразделение (отдел кадров — не исключение) должно разработать до 15 ноября текущего года.

Конечно, это «командные» задачи. Самостоятельно должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении, с этим не справится. Поэтому, к процессу привлекают и других специалистов.

Впрочем, ответственность за подготовку номенклатуры дел возлагается на руководителя кадровой службы, начальника отдела кадров.

Для номенклатуры дел подразделения есть унифицированная форма. Ее закреплено в приложении 11 к Правилам 1000/5.

Унифицированная форма номенклатуры дел подразделения предусматривает 5 граф:

• Индекс дела
• Заголовок дела (тома, части)
• Количество дел (томов, частей)
• Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
• Примечание.

Бланк формы номенклатуры дел отдела кадров

СКАЧАТЬ

Отдел кадров, как и любой отдел предприятия, должен пользоваться именно этой нормированной формой.

Для каждого направления деятельности отдела кадров необходимо предусмотреть должное количество дел, включив их заголовки номенклатуры.

Для хранения этих документов следует предусмотреть дело в отделе кадров.

Выявлены виды документов по всем вопросам деятельности кадровой службы группируют с целью правильного определения состава дел и формулировка их заголовков. Ведь нецелесообразно создавать отдельное дело для каждого вида документов. Составляя перечень дел, необходимо принять во внимание объемы документов каждого вида, тематику поднимаемых вопросов и тому подобное. Конечно, следует учесть базовое правило формирования дел, согласно которому до одного дела нельзя приобщать документы с различным — постоянным и временным — сроками хранения.

Перед составлением номенклатуры дел полезно ознакомиться с типовой или примерной номенклатурой дел (при наличии), номенклатурами и описаниями дел за прошлые годы, регистрационными формами документов (карточки, журналы), отчетами о работе, типовыми и отраслевыми перечнями документов.

Какие дела включать в номенклатуру отдела кадров?

В номенклатуре должны быть предусмотрены все категории дел, из всех документированных направлений деятельности отдела кадров, в частности:

• переходящие дела — это, в частности, личные дела, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и тому подобное;
• дела постоянных коллегиальных и совещательных органов, в т. ч. временных (комиссий, групп и т. п.), ответственность за обеспечение деятельности которых возложено на службу кадров, — дела аттестационной и квалификационной комиссий, рабочей группы по подготовке положения об оплате труда, материальном стимулировании (премировании) и тому подобное.

Переходное дело — дело по вопросам, решение которых продолжается более одного года. Ее ведут в течение нескольких лет и вносят в номенклатуру дел ежегодно в течение всего срока решения затронутых вопросов.

К номенклатуре, обычно, включают дела, содержащие оригиналы документов. По решению экспертной комиссии номенклатуры могут быть добавлены и дела, предназначенные для хранения копий документов, накапливаются в отделе (распорядительных документов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций и тому подобное).

В номенклатуру дел не включают печатные издания, справочники (в т. ч. телефонные), бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информацию.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документов во множественном числе. Например:

• Приказы по кадровым вопросам длительного срока хранения
• Приказы по кадровым вопросам временного срока хранения.

В заголовках дел с планами или отчетами укажем период (месяц, квартал, полугодие, год) запланированного создания или фактического выполнения документов. Например:

• План работы с кадрами на 2021 год
• Для дел с корреспонденцией укажем корреспондентов и содержание переписки
• Переписка с районным центром занятости по вопросам трудоустройства.

Для кадрового делопроизводства характерные дела, состоящие из различных видов документов, связанных с одним лицом. К этой категории относятся, в частности, личные дела.

Все личные дела работников включают в номенклатуру под одним индексом (например, 04-26 «Личные дела работников»). Так же под одним индексом включают в номенклатуру дел и трудовые книжки (например, 04-28 «Трудовые книжки работников») и личные карточки, которые ведутся по типовой форме № П-2 (например, 04-27 «Личные карточки работников»).

Учет каждого личного дела или трудовой книжки ведут не по номенклатуре дел, а по специальным учетным формам — Журнал учета личных дел и Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Учет личных карточек рекомендуется вести по такой учетной форме, как Журнал учета приема работников. Все эти учетные формы включают в номенклатуру дел отдела кадров.

Сроки хранения дел проставляем согласно Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Номенклатура дел структурного подразделения — по своей сути тоже дело, как и любая другая учетная форма.

Итак, в перечне дел ее отмечаем тоже — последней.

Следовательно создают пустые пронумерованные строки. Это — резерв для дополнительных дел, которые могут быть сформированы при изменении функций или направлений деятельности подразделения. Точно определить нужное количество резервных номеров, конечно, сложно. Оптимальное решение — 3-5 номеров.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения:

• подписывает руководитель подразделения;
• визирует руководитель архива предприятия (должностное лицо, ответственное за архив).

В конце года номенклатура дел отдела кадров обязательно следует закрыть итоговой записью.

В итоговой записи указывают количество дел, фактически сложившихся в течение года. Итоговые данные передают службе делопроизводства.