-

Cроки хранения документов в организации

9 серпня 2021
6038
Середній бал: 5 із 5

Не уверены, сколько лет нужно хранить кадровые документы? Мы подготовили разъяснения. Срок хранения документа, интересует именно вас, мгновенно установит онлайн сервис.

Сроки хранения документов, в том числе кадровых, зависят от ценности информации, содержащейся в них.

При проведении экспертизы ценности документов используют типовые и отраслевые перечни. Основным общегосударственным перечнем, является Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее - Перечень № 578/5).

Сервис «Сроки хранения документов»

Узнать срок хранения➤➤➤

Временный срок хранения документов

Чаще всего временное хранение документов продолжается:

  • 3 года;
  • 5 лет.

Пример:

На предприятии хранят 3 года документы, не вошедшие в состав личных дел, в частности заявления, справки, представление, и значительную часть писем.

Срок хранения «5 лет» установлено, в частности, для документов (планов, отчетов, писем) о стажировке, а также для определенных видов переписки и тому подобное.

Как наладить работу с исходящими документами

Длительный срок хранения документов

К документам, имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), относятся, в частности, некоторые виды документов по вопросам охраны труда - акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений, акты, заключения, протоколы расследований несчастных случаев и тому подобное.

Отдельную группу в категории документов с длительным сроком хранения (75 лет) составляют документы по кадровым вопросам (личного состава) - приказы о приеме на работу, увольнения с работы, совмещение и совместительство и т.д., картотеки к приказам по личному составу, книги регистрации выдачи дипломов в учебных заведениях и тому подобное.

К категории документов, имеющих длительный (более 10 лет) срок хранения, относятся также документы, для которых Перечнем № 578/5 предусмотрено хранение «До ликвидации организации». Это документы, характеризующие основные направления деятельности организаций, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда. Такие организации не передают свои документы в государственные архивы для постоянного хранения. В государственных архивных учреждениях их включают в так называемый Список № 3. В подавляющем большинстве это - предприятия, основанные на частной и другой негосударственной форме собственности (публичные и частные акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью), а также организации, деятельность которых имеет вспомогательный характер и основной функцией которых является хозяйственное обслуживание.

Постоянный срок хранения

Этот термин означает, что документы запрещено уничтожать независимо от того, как долго их хранили. Если предприятие, сохраняет документы, ликвидируется или иным образом прекращает свою деятельность, документы по этой категории нужно передать в государственных архивных учреждений.

Пример:

Срок хранения на предприятии для Приложения № 2 к Формы государственных статистических наблюдений № КН (годовая) "Список кандидатов наук, выбывших в отчетном периоде»?

Годовые сводные таблицы по области о кандидатах наук (форма № КН (годовая) «Карточка учета кандидата наук», утвержденная приказом Госкомстата от 13.11.2014 № 343, далее - форма № КН Приказ № 343) постоянно сохраняют в территориальном органе статистики. Основание - Методические рекомендации по комплектованию государственных архивных учреждений статистической документацией, одобренные нормативно-методической комиссией Укргосархива от 22.12.2015, протокол заседания № 7. Список кандидатов, выбывших в отчетном периоде (далее - Список) - это приложение № 2 к форме № КН. Его также сохраняют постоянно в одном и том же органе статистики.

На предприятии Список сохраняют 5 лет (ст. 303 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578 / 5).

Оформляйте документы по-новому с 01.09.2021

logo