Ведение личных дел государственных служащих

С 1 мая 2016 года введен в действие новый Закон Украины «О государственной службе» от 10.12.2015 № 889-VII (далее — Закон о госслужбе). Для внедрения этого закона Нацдержслужба утвердила приказ «Об утверждении Порядка ведения и хранения личных дел государственных служащих» от 22.03.2016 № 64 (далее — Порядок ведения личных дел госслужащих).

Состав документов личного дела государственного служащего

В отличие от своего предшественника — Порядка ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 25.05.1998 № 731 (далее — Порядок № 731), — Порядок ведения личных дел госслужащих определяет не только перечень, но и последовательность размещения документов, которые формируются в личное дело государственного служащего (далее — личное дело). Так, по новому порядку, личное дело формируется из следующих документов в следующей последовательности:

1. Личная карточка государственного служащего установленного образца
2. Текст Присяги государственного служащего, скрепленный подписью государственного служащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу)
3. Копия паспорта государственного служащего
4. Копия учетной карточки налогоплательщика (кроме физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте)
5. Копии документов об образовании, ученая степень, ученое звание
6. Копия трудовой книжки (при наличии)
7. Копия военного билета (в случае наличия)
8. Копии документов о предоставленных льготах (в случае наличия)
9. Cправка установленной формы о наличии допуска к государственной тайне (для соответствующих должностей)
10. Декларация об имуществе, доходах, расходах и обязательствах финансового характера
11. Справка (или ее копия) о результатах проведения специальной проверки (в случае ее проведения) в соответствии с Законом Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 № 1700-VII (далее — Закон № 1700)
12. Справка (или ее заверенная в установленном порядке копия) о результатах проведения проверки согласно Закону Украины «Об очистке власти» от 16.09.2014 № 1682-VII
13. Ознакомление с ограничениями, установленными Законом о госслужбе, о назначении на должность государственной службы и ее прохождения
14. Ознакомление с ограничениями, установленными Законом № 1700
15. Ознакомление с правилами этического поведения государственных служащих
16. Ознакомление с правилами внутреннего служебного распорядка и другими локальными актами государственного органа (в случае необходимости)
17. Согласие на обработку персональных данных
18. Заявление о назначении на должность
19. Копия акта о назначении на должность
20. Выписка из протокола заседания конкурсной комиссии в случае, если назначение осуществляется по результатам конкурса
21. Копия акта органа высшего уровня о назначении на должность (в случаях, предусмотренных законодательством)
22. Согласование соответствующих органов, предусмотренные законодательством для назначения на должности государственных служащих.

По времени поступления к личному делу госслужащего необходимо добавлять следующие документы:

• копии актов об изменениях анкетных данных;
• копии документов о повышении уровня профессиональной компетентности;
• биографическая справка (по необходимости);
• материалы оценки результатов служебной деятельности;
• дисциплинарное дело.

К личному делу госслужащего не обязательно прилагать такие документы, как:

• заявление о переводе на другую должность в пределах одного государственного органа;
• приказ (распоряжение) о переводе на другую должность;
• приказ, распоряжение, копии указов, распоряжений, постановления о присвоении ранга государственного служащего и поощрение;
• копии документов о предоставлении отпусков, поощрения, награды, почетные звания и другие копии актов
• заявление и приказ (распоряжение) об увольнении государственного служащего.

Все листы личного дела госслужащего необходимо нумеровать. Поскольку в форме описи документов, помещенной в начале личного дела, нужно указание номер начальной страницы каждого документа.

Требования к хранению личного дела государственного служащего

Личные дела госслужащих должны храниться в опечатанных металлических шкафах или сейфах. Дела госслужащих, которые проходят службу, и тех, которые прекратили свою деятельность, должны храниться отдельно.

После увольнения государственного служащего с государственной службы его личное дело остается в службе управления персоналом и передается в архив в порядке, определенном соответствующей инструкцией по делопроизводству. В графе 5 Журнала учета личных дел госслужащих указываются дата и основание увольнения (п. 4 разд. III Порядка ведения личных дел госслужащих).

В случае назначения лица на должность государственной службы в государственном органе, в котором она работала ранее на должности государственной службы, Порядке ведения личных дел госслужащих рекомендуется использовать сложившиеся ранее личное дело, к которому необходимо приобщить обновленную личную карточку государственного служащего.

Оформление документов личного дела госслужащего

В 2016 году в соответствии с Законом № 1700 запланировано внедрение системы электронного декларирования. А потому Порядком ведения личных дел госслужащих предусмотрено, что декларация об имуществе, доходах, расходы и обязательства финансового характера должно подаваться в порядке и по форме, определенными Законом № 1700.

Справку о наличии установленной формы допуска к государственной тайне должна выдавать служба персонала соответствующего органа по последнему месту работы для претендентов на должности, которые определены номенклатурой должностей, утвержденной руководителем государственной службы.

Как и раньше, заявления о назначении, переводе на другую должность, увольнения с должности и т. п. государственные служащие должны оформлять собственноручно и подписывать с указанием даты.