Должностная инструкция секретаря руководителя

5 лютого 2020
4385
Середній бал: 5 із 5

Должностная инструкция наряду с трудовым договором является основным нормативным документом, регулирующим трудовую деятельность секретаря.

Основанием для составления должностной инструкции секретаря руководителя (как и остальных должностных инструкций) является положение (устав) организации. В отдельном пункте этого учредительного документа должно быть предусмотрено следующее требование:

...Должностные лица осуществляют трудовую деятельность в организации на основе должностных инструкций.

При составлении должностной инструкции секретаря руководителя, кроме СКХП, пользуются методическими пособиями и справочниками в сфере делопроизводства и административного управления.

Секретарь должен выполнять задания, предусмотренные должностной инструкцией.

10 фраз, нельзя говорить боссу

Существует определенный порядок подготовки, утверждения и обработки должностных инструкций, например:

В организации есть должностная инструкция работника

В организации нет должностной инструкции работника

Инструкцию регулярно актуализируют: вносятся изменения и дополнения в зависимости от круга обязанностей, выполняемых секретарем.
Изменения и дополнения вносятся в должностную инструкцию на основании распорядительного документа руководителя

Обычно проект инструкции составляет секретарь. Поэтому, его подписывает руководитель структурного подразделения (если секретарь руководителя по штатному расписанию числится в службе делопроизводства или другом структурном подразделении), согласовывает юрист и утверждает руководитель организации

Типовое содержание разделов должностной инструкции:

  • «Общие положения»;
  • «Характеристика работ»;
  • «Права»;
  • «Ответственность»;
  • «Должен знать»;
  • «Квалификационные требования»;
  • «Взаимоотношения (связи) по должности».

Рассмотрим информационную составляющую каждого раздела должностной инструкции секретаря.

Должностная инструкция секретаря руководителя
(скачать)

Посадова інструкція секретаря керівника

Раздел «Общие положения»

Раздел «Общие положения» содержит типовую информацию о должности, порядок назначения на должность и увольнения с нее, непосредственную подчиненность, порядок замещения секретаря, других работников службы делопроизводства (канцелярии, секретариата и т.д.) в течение срока их временного отсутствия (отпуск, болезнь, другие уважительные причины).

Посадова інструкція секретаря керівника Читайте также: Секретарь — председатель комиссии по социальному страхованию: зона ответственности

Раздел «Должностные обязанности»

Один из важнейших разделов должностной инструкции секретаря — «Должностные обязанности», ведь именно в нем определяют круг деятельности секретаря — перечень выполняемых им работ и функций.

Каждый вид работ в должностной инструкции секретаря следует указывать с учетом их организационно-юридической признаки, например: «осуществляет», «организует», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает», «контролирует», «участвует» и др.

Если должностные обязанности секретаря руководителя, изложенные в СКХП, условно разделить на 16 пунктов, то становится очевидным, что 13 из них полностью или частично посвящены работе с документами.

Должностная инструкция секретаря не должна представлять собой кальку соответствующей части СКХП. В справочнике обязанности секретаря изложены обобщенно. В должностной инструкции они нуждаются в конкретизации в зависимости от специфики деятельности организации, ее структуры, функций секретаря и требований к этому работника на конкретном месте работы.

В таблице ниже приведен обзор обязанностей секретаря руководителя, предусмотренных СКХП, а также даны рекомендации по их формулировке и уточнению в должностной инструкции. Особый акцент сделан на «делопроизводственных» обязанностях.

Подарочный доступ к журналу «Справочник секретаря и офис менеджера»

Общий перечень должностных обязанностей секретаря руководителя

№ п/п

Формулировка задачи (обязанностей) секретаря в СКХП

Анализ и комментарии

1

Осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации

Этот пункт содержит общую формулировку основных задач секретаря. В других пунктах эти задачи конкретизируют

2

Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителю, передает ее, согласно принятому решению, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов

Эти функции секретарь осуществляет при отсутствии службы делопроизводства. Ключевой является фраза по передаче корреспонденции «согласно принятому решению, в структурные подразделения или конкретным исполнителям». Соответствующие действия секретаря нуждаются в уточнении в должностной инструкции. Секретарь сначала классифицирует документы:

  • важнейшие документы передает на рассмотрение руководителю или его заместителям в соответствии с распределением функциональных обязанностей в организации;
  • документы, которые адресованы руководителям подразделений или выполнение которых относится к компетенции подразделений — в структурные подразделения.

После рассмотрения документов руководством организации секретарь передает их на выполнение конкретным исполнителям, указанным в резолюциях

3

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений

Понятие «ведение делопроизводства» в данном контексте имеет слишком общий характер. Если в организации отсутствует служба делопроизводства, секретарь осуществляет:

  • регистрацию документов;
  • ведение информационно-разъяснительной работы по документам;
  • подготовку документов к отправке;
  • контроль за сроками исполнения документов;
  • обеспечение хранения дел и оперативное использование документной информации;
  • разработка номенклатуры дел и тому подобное.

Эти и другие делопроизводственные функции фиксируют в должностной инструкции секретаря. Важно учитывать, что правильным является терминологический оборот «организация делопроизводства»

4

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителем организации

Пункт требует уточнения в должностной инструкции секретаря — в частности, указания групп документов, которые принимает секретарь

5

Готовит документы и материалы, необходимые руководителю для работы

Как правило, проекты документов и материалы для руководителя готовят структурные подразделения. Непосредственно секретарь обычно составляет для руководителя справочно-информационные материалы

6

Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование

Вызывает удивление фраза про редактирование секретарем руководителя документов. Это — обязанность исполнителей или руководителей структурных подразделений, где созданы документы. Секретарь может только выявить и, если возможно, исправить ошибки в оформлении реквизитов документов. Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением на подпись документов — также прерогатива исполнителей и руководителей структурных подразделений

7

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи

Организация и проведение телефонных переговоров, планирование и регистрация телефонных звонков — важные задачи секретаря, выполнение которых требует навыков общения и подробного знания телефонного этикета. В этой сфере с делопроизводственной работой связаны только прием и передача телефонограмм. Если в организации есть служба делопроизводства, то прием и передача телефонограмм может вменяться в обязанности этой службы

8

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

Действительно, в отдельных случаях секретарь составляет инициативные письма и ответы на входящие письма по поручению руководителя. Однако написание писем — прежде всего задача исполнителей. Ведь даже при наличии опыта работы квалификации секретаря обычно недостаточно для выполнения этой обязанности. Немало писем касаются узкопрофильной деятельности подразделений, и именно их работники способны составить компетентные ответы или инициативные письма

9

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения мероприятия, повестка дня, ведение их регистрации), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

Организация и сопровождение деловых мероприятий — важная часть работы секретаря, а ведение и оформление протоколов — одна из обязательных секретарских делопроизводственных функций, которую необходимо предусмотреть в должностной инструкции секретаря

10

Осуществляет контроль за выполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых под контроль

Контроль за выполнением распорядительных документов (приказов, распоряжений), а также устных указаний и поручений руководителя можно отнести к функциям секретаря в небольшой организации, где отсутствует служба делопроизводства. В крупных организациях для выполнения этой работы целесообразно создать специальную службу или назначить ответственных лиц, в том числе в составе службы делопроизводства

11

Ведет регистрационно-контрольную картотеку

Если в организации есть служба делопроизводства, то секретарь эту функцию не выполняет

12

Если в организации есть служба делопроизводства, то секретарь эту функцию не выполняет

Организация рабочего места руководителя не предусматривает никаких делопроизводственных операций и относится к чисто секретарским обязательным функциям

13

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных

Печать текущих материалов относят к функциям секретаря при отсутствии в организации машинописного бюро или компьютерного центра. Следует учитывать, что эта работа поглощает значительную часть рабочего времени

14

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений

Организация приема граждан (запись по телефону, ведение учетных карточек или журналов, представление посетителей руководителю) — одна из ключевых обязанностей секретаря, которая требует значительных затрат рабочего времени

15

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки передает в архив

Составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение сохранности дел и передача их в архив возлагается на секретаря при отсутствии в организации службы делопроизводства и архива. Для выполнения этих работ секретарь должен знать нормативно-правовые акты в сфере архивного дела

16

Копирует документы на персональном ксероксе

Для ускорения работы с документами копирования документов может быть отнесено к функциям секретаря даже при наличии централизованной копировальной службы

Как показывает анализ, круг обязанностей секретаря зависит от наличия в организации службы делопроизводства и архива, поскольку эти службы освобождают секретаря от выполнения многих делопроизводственных операций и дают возможность сосредоточиться на непосредственных секретарских обязанностях.

В задачи секретаря, не связанных с делопроизводственными функциями, часто относят еще и такие:

  • подготовка командировок;
  • организация презентаций и специальных приемов;
  • стенографирование;
  • сбор материалов для докладов и выступлений руководителя;
  • сбор деловой информации и ее реферирование по поручению руководителя;
  • ведение плана-графика работы руководителя.

Во многих организациях должностная инструкция секретаря содержит пункт, расширяющий круг деятельности секретаря до неограниченных размеров:

...Секретарь выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Такой обязанности в СКХП за секретарем руководителя не закреплено. С одной стороны, включение этого пункта в перечень должностных обязанностей секретаря зачастую приводит к конфликтным ситуациям между секретарем и руководством организации. С другой — руководитель, безусловно, имеет право давать секретарю отдельные поручения, в т.ч. по работе с документами. Решить эту непростую ситуацию можно следующим образом:

  • секретарь выполняет разовые поручения руководителя, не предусмотренные должностной инструкцией;
  • если определенные поручения, в частности по работе с документами, приобретают постоянный характер, их относят к функциональным обязанностям секретаря и закрепляют за секретарем документально — путем внесения дополнений в должностной инструкции или издания распорядительного документа.

На усмотрение руководителя, выполнение дополнительных поручений может стимулироваться материально.

Раздел «Права»

В разделе «Права» определяют и перечисляют делегированные секретарю права, с помощью которых обеспечивается выполнение возложенных на него задач и обязанностей. В частности, секретарю руководителя могут быть предоставлены следующие права:

  • не воспринимать для передачи руководителю на подпись служебные документы, подготовленные с нарушением действующих стандартов;
  • отвечать на телефонные звонки, адресованные руководителю, в пределах своей компетенции и полномочий — с целью более эффективного использования рабочего времени руководителя;
  • знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности секретаря;
  • вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей и задач, предусмотренных должностной инструкцией секретаря;
  • сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению — в пределах своей компетенции;
  • обращаться в структурные подразделения с запросами о предоставлении необходимых материалов, а также объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
  • лично или по поручению руководства обращаться в структурные подразделения и к специалистам по запросам предоставить информацию или документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей руководителя.

Раздел «Ответственность»

Раздел «Ответственность» содержит показатели личной ответственности секретаря за выполнение работ в процессе деятельности.

Положения настоящего раздела могут быть изложены обобщенно. Например:

Секретарь несет ответственность:

  • за выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией — в пределах, определенных трудовым законодательством Украины;
  • за правонарушения в процессе деятельности — в пределах, определенных административным и гражданским законодательством Украины;
  • за причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Украины.

А могут конкретизироваться:

Секретарь несет ответственность:

  • за неправильное оформлению документов, представляемых руководству на подпись, их несоответствие установленным требованиям...

Раздел «Должен знать»

В разделе «Должен знать» подают перечень нормативно-правовых актов, стандартов и методических документов, которыми секретарь должен руководствоваться в работе, а также отмечают объем знаний, определенный в СКХП. В частности, секретарь должен знать:

  • структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
  • принципы организации делопроизводства;
  • методы обработки и оформления документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила эксплуатации вычислительной техники, приемно-переговорных устройств, технических средств обработки документов, устной и письменной документной информации;
  • стандарты системы организационно-распорядительной документации;
  • правила составления деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • основы административного права и законодательства о труде, а также дополнительные, по сравнению с квалификационной характеристикой, требования к знаниям, умениям, мастерству.

Раздел «Квалификационные требования»

Квалификационные требования к секретарю отмечают согласно СКХП: «Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без предъявления требований к стажу работы».

Организация может выдвигать к секретарю руководителя другие квалификационные требования. Сегодня эти требования постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят иметь секретарей с гуманитарной высшим образованием по направлению «Документоведение и информационная деятельность».

Раздел «Взаимоотношения (связи) по должности»

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» приводят перечень должностных лиц и подразделений, с которыми секретарь непосредственно контактирует в процессе работы и которым адресует запросы о предоставлении документов и информации.

Надеемся, наши рекомендации помогут вам составить актуальную версию должностной инструкции секретаря, приобрести навыки по созданию должностных инструкций, а также определить пути профессионального развития и роста.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo