-

Как регистрировать документы

25 листопада 2020
6669
Середній бал: 5 із 5

Как избежать двойной и тотальной регистрации, избавиться от «многоэтажных» номеров, не всегда знают даже опытные делопроизводители. В статье - правила, которые помогут справиться с этими проблемами.

✍ Цель регистрации документов

Обеспечение учета, контроля за исполнением, оперативного использования имеющейся в документах информации

Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которым фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в указанных формах необходимых сведений о документе.

Пройдите тест: Сколько ошибок вы допускаете при регистрации документов?

При регистрации документов в организации необходимо соблюдать следующие ключевые правила:

  • документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания;
  • документы регистрируются по документопотоками - входящие, исходящие, внутренние;
  • документы регистрируются только один раз —
  1. входящие - в день поступления или не позднее следующего рабочего дня (если документ поступил в нерабочее время);
  2. создаваемые - в день подписания или утверждения;
  • в случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный индекс на документе не проставляется;
  • документы регистрируются по группам в зависимости от названия вида, автора и содержания документов.

Журналы регистрации: заведите два и более

Если приказы, записки, договоры, протоколы, заявления регистрируете в отдельных журналах, то с письмами иначе.

Делите письма на входящие и исходящие и заводите для них отдельные журналы. Чтобы учитывать входящие и исходящие письма, нужна разная информация. Чтобы регистрировать входящие письма, нужно больше информации.

Примерный перечень сведений в журналах регистрации входящих и исходящих писем

Входящие документы

Исходящие документы

  1. Дата поступления
  2. регистрационный номер
  3. Дата регистрации отправителем
  4. исходящий номер
  5. В ответ на ...
  6. контрагент
  7. приложения
  8. Должностное лицо - адресат
  9. Исполнитель по резолюции
  10. срок выполнения
  11. Отметка о контроле
  12. В дело № ...
  1. Дата регистрации документа
  2. регистрационный номер
  3. В ответ на ...
  4. адресат
  5. Исполнитель (автор)
  6. Должностное лицо, подписавшее документ
  7. приложения
  8. Канал отправления
  9. В дело № ...

✍ Регистрационный номер документа

Цифровой или буквенный индекс, который присваивается документу при регистрации. По этому индексу документ найдете в журнале регистрации

Среди входящих и исходящих писем выделите письма одной разновидности, например:

  • обращения граждан и ответы на них,
  • коммерческие предложения с перепиской,
  • заявки контрагентов с ответами и тому подобное.

Когда их будет становиться все больше - пользоваться журналами регистрации входящих и исходящих писем будет неудобно. Придется перелистывать экраны таблицы в поисках писем других категорий.

Как регистрировать документы
АЛЕКСАНДР ДЕНИСЕНКОзаместитель начальника отдела взаимодействия с государственными органами и информационно-аналитического обеспечения Государственной архивной службы
Благодаря регистрационным индексам можно определить, кто рассматривал документ и какому структурному подразделению он направлен на выполнение. В статье - правила регистрации и присвоения регистрационного индекса приказов, входящих писем, договоров

Регистрируйте превалирующую категорию документов отдельно. Заведите дополнительные журналы входящей и исходящей корреспонденции выбранного вида, например:

  • «Журнал регистрации входящих обращений граждан»,
  • «Журнал регистрации ответов на обращения граждан».

Добавьте дополнительный индекс в регистрационные номера в новом журнале.

Закрываем бумажные журналы регистрации

Скачать алгоритм

Закрываем бумажные журналы регистрации

Регистрируйте один документ лишь раз

Входящие письма

Одно письмо могут прислать на предприятие несколько раз и по разным каналам. Например, по электронной почте поступила сканкопия письма. Вы ее зарегистрировали, отдали в работу. А через несколько дней оригинал этого письма поступил по почте.

Если зарегистрируете оригинал письма с новой датой, дадите новый входящий номер и новое старое письмо пришлете, он повторит путь первого документа - сканкопии. Вы зря потратите время на повторную регистрацию, а ваш шеф - на повторное рассмотрение и воспоминания о том, где он уже видел эту информацию и кому поручил работу с ней.

Пройдите тест: Какой письмо надо вернуть отправителю?

Служебные записки

Часто двойную регистрацию проходят служебные записки. Секретари различных структурных подразделений относятся к ним как к письмам и присваивают входящие и исходящие номера. В конце концов одна записка зарегистрирована в юротделе как СЗ-345исх, а в отделе продаж - как СЗ-204вх.

✍ Служебная записка

Внутренний документ, причем внутренний не для подразделения, а для предприятия. И весь маршрут от создания до исполнения он проходит с одним номером

Приказы

Гораздо реже раза регистрируют приказы, которые «спускают» для выполнения, и другие внутренние документы. Например, один номер приказа присвоили при регистрации, а секретарь подразделения, когда получил документ, присваивает ему новый номер. Это неправильно: предприятие одно приказ один и номер у него тоже должен быть один.

Уберите сложную систему нумерации

Добавляйте к номеру информацию, только если это оправдано.

Оптимальный индекс - это порядковый номер документа по журналу регистрации. Если первый номер документа в журнале 00001, то в нем запланировано 99999 записей. Нули не дают никакой практической пользы. Номера 11 и 0000011 ничем не отличаются.

Индекс дополните цифровыми или буквенными кодами. Так, при регистрации служебных писем с порядковым номером документа добавьте индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости - код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица.

Перечень документов, которые не нужно регистрировать в качестве входящих

Примерный перечень документов:

  1. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
  2. Сведение и информация, присланные для сведения.
  3. Учебные планы, программы (копии).
  4. Рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций.
  5. Прейскуранты (копии).
  6. Нормы расхода материалов.
  7. Поздравительные письма и приглашения.
  8. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
  9. Научные отчеты по темам.
  10. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
  11. Формы статистической отчетности.
  12. Договоры.

Если документы из примерного перечня поступающие на предприятие с сопроводительным письмом, регистрируйте его как входящую корреспонденцию. Если письма нет, просто передайте его исполнителям.

Не указывают документов задним числом

Одна из основных целей делопроизводства - доказательность деятельности. И главная опасность регистрации задним числом в том, что документ теряет доказательность. В судебных инстанциях придется предъявлять не только документ с дробным номером, но и учетную форму, в которой среди последовательной нумерации бросаются в глаза номера через дробь. Например, приказом № 14/1 в качестве доказательства судья вряд ли поверит.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo