Выдача трудовой книжки в день увольнения

14 травня 2020
6142
Середній бал: 5 із 5

Законодательная норма обязывает работодателя в день увольнения работника выдать ему трудовую книжку. Но в этот день работника может и не быть на предприятии. Как действовать в таком случае?

Трудовые книжки хранятся на предприятиях как документы строгой отчетности. Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия.

Статьей 47 КЗоТ и пунктом 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (Далее - Инструкция № 58) предусмотрено, что в день увольнения работодатель обязан выдать работнику надлежащим образом оформленную трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении и произвести с ним расчет в установленные сроки.

Как оформить дубликат трудовой

Получив трудовую книжку в связи с увольнением, работник ставит подпись в личной карточке (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата, Минобороны от 25.12.2009 № 495/656) и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ( типовая форма № П-10, утвержденная приказом Минстата от 27.10.1995 № 277).

Извещение работника, который отсутствует в день увольнения, о получении трудовой книжки

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, согласно пункту 4.2 Инструкции № 58 работодатель в этот же день должен направить работнику почтовое уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Желательно присылать такое уведомление заказным письмом «с уведомлением о вручении». Более того, стоит воспользоваться услугой «Укрпочты», предусматривающий вручении заказного сообщение лично адресату ( «вручить лично»). При таких условиях, в случае возникновения трудового спора, у работодателя будет дополнительное доказательство об отсутствии его вины в задержке выдачи работнику трудовой книжки.

Неполученные трудовые книжки - оставляем на предприятии

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Если письменного согласия на пересылку трудовой книжки по почте работодатель не получил, или заказное письмо вернулся (работник отказался от получения письма или сменил место жительства и не предоставил соответствующей информации), то следует руководствоваться пунктом 6.2 Инструкции № 58, согласно которому трудовые книжки и их дубликаты , не были получены работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек работников, находящихся на работе.

После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Выдача трудовой книжки третьему лицу

Если работник не может явиться лично на предприятие для получения трудовой книжки и в силу определенных обстоятельств (например, пребывание за границей) не желает (или не имеет возможности) получить трудовую книжку путем пересылки по почте, он может реализовать свои права и обязанности через представительство, то есть имеет право доверить получение трудовой книжки третьему лицу. Однако учтите следующее:

  • представительство возникает на основании договора, закона, акта органа юридического лица и по другим основаниям, установленным актами гражданского законодательства (п. 3 ст. 237 Гражданского кодекса Украины, далее - ГК)
  • представительство, основанное на договоре, может осуществляться по доверенности (ст. 244 ГК).

Доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом, которое представляют (доверителем), другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Для получения трудовой книжки доверенность должна быть удостоверена нотариально, с целью придания ей юридической достоверности. Также в доверенности должны быть четко определены юридические действия, которые надлежит совершить представителю (п. 2.1 гл. 4 разд. II порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденной приказом Минюста от 22.02.2012 № 296/5).

Доверенность лица на получение трудовой книжки, проживающего в населенном пункте, где нет нотариусов, может быть удостоверена уполномоченным на это должностным лицом органа местного самоуправления, доверенности, удостоверенные указанными должностными лицами, приравниваются к нотариально удостоверенным (абз. 4-6 п. 3 ст . 245 ГК).

Внимание!

В тексте доверенности должно быть четко указано, что лицо уполномоченное получить трудовую книжку определенного гражданина, а также представлять и получать необходимые документы, подписывать и делать все другие действия, необходимые для выполнения указанного поручения. В противном случае, если в тексте доверенности это прямо не указано, работодатель не имеет оснований выдавать трудовую книжку такому представителю.

Единственным исключением из этого правила может быть представительство на основании общей доверенности (генеральной доверенности). По содержанию и объему полномочий, которые получает представитель общая доверенность уполномочивает представителя на выполнение не какого-нибудь отдельного сделки или определенного действия, а на осуществление всех сделок и иных юридических действий различного характера, право на совершение которых принадлежит лицу, выдавшему доверенность.

В тексте доверенности должны быть указаны: место и дата ее составления (подписания), фамилии, имена, отчества, места жительства представителя и представляемого, а в необходимых случаях и должности, которые они занимают. Также важен срок действия доверенности. Нельзя выдать трудовую книжку по доверенности, срок действия которого истек. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной.

Несоблюдение приведенных требований - основание для законной отказа работодателя выдать трудовую книжку по такой доверенности.

Если доверенность соответствует этим требованиям, то при условии предоставления представителем документа, удостоверяющего личность, работодатель может выдать ему трудовую книжку доверителя, оставив для хранения организации оригинал или надлежащим образом заверенную копию доверенности и копию документа, удостоверяющего личность представителя.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним можно отметить, что трудовую книжку выдано на основании доверенности, указав фамилию и инициалы получателя и реквизиты доверенности.

Записи об увольнении в трудовой книжке. Шпаргалка кадровика

Записи об увольнении в трудовой книжке. Шпаргалка кадровика

Кому вручить трудовую книжку, если работник умер?

В случае смерти работника (или при наличии судебного решения об объявлении лица умершим) трудовую книжку можно выдать на руки его ближайшим родственникам под расписку или направить по почте по их требованию (п. 4.3 Инструкции № 58).

Подробнее читайте в консультации: Увольнение умершего работника: шаг за шагом 


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo