Докладная записка: образец и порядок оформления

5 квітня 2021
5809
Середній бал: 5 із 5

Докладная записка - это служебный документ, который адресуют руководителю структурного подразделения или предприятия, с изложением информации о фактах, событиях, ситуацию, отчитываются о проделанной работе. В статье рассказываем, какие бывают виды докладной записки и порядок оформления докладной записки.

Порядок оформления докладной записки на работника

Руководитель предприятия не может лично фиксировать нештатные ситуации или нарушения трудовой дисциплины. Как правило, об этом сообщают свидетели, коллеги или руководитель нарушителя.

Для чего нужна докладная записка?

Если для решения нештатной ситуации нужны конкретные меры - например, привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности - устного сообщения мало. Работник должен письменно проинформировать о том, что произошло. Форма уведомления - докладная записка. Работники составляют ее как по собственной инициативе, так и по требованию или по указанию руководителя. Требование или указание могут быть устными или письменными.

Обязательные документы отдела кадров ➦ СКАЧАТЬ таблицу

Кто составляет докладную записку?

Для отдела кадров существует два потока докладных записок - входной и выходной. Входные докладные записки составляют работники других отделов, выходные оформляют кадровики.

Пример

Кадровик в докладной может проинформировать директора о нарушении правил линейными менеджерами - например, о несвоевременное представление табелей учета рабочего времени. Однако чаще докладные составляют линейные руководители: сообщают, что работники не прошли медосмотр, не соблюдают дисциплину; требуют принять меры - отстранить от работы, объявить выговор.

Автор адресует докладную записку руководителю предприятия или структурного подразделения.

По какой форме. Пользуйтесь унифицированной формой докладной записки. Источник - Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов (далее - Сборник форм ОРД).

Что указать в тексте докладной записки?

Текст докладной записки состоит из двух или трех частей:

  1. причины, обстоятельства, факты или события, повлекшие написания записки;
  2. анализ проблемы и варианты ее решения - в зависимости от ситуации, может и не быть;
  3. выводы и предложения о целесообразных действиях.

Автор записки должен:

  • указать должности и фамилии участников инцидента, где он произошел, в чем состоит нарушение, к каким последствиям привело;
  • суммировать предложения по решению вопроса.

Ирина Потаповаруководитель экспертной группы MCFR Кадры
Можно ли проинформировать работников о переносе рабочих дней онлайн и не знакомить под подпись с приказом?

Как оформить докладную записку

Докладные записки составляйте на бумаге формата А4. Обязательно оставляйте берега. Это важно, ведь пидшиватимете документ к делу для хранения. Размеры берегов регламентирует пункт 6.2 Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »(ДСТУ 4163-2003), утвержденного приказом Госпотребстандарта Украины от 07.04.2003 № 55:

Берег документа

Размер, мм

Левый

30

Правый

10

Верхний

20

Нижний

20

Штрафи 2022

Оформляйте докладные записки на компьютере. Если это невозможно, можете составить и рукописный вариант (п. 7.1 ДСТУ 4163-2003).

Сдержите требования к оформлению реквизитов, определенных ДСТУ 4163-2003. В верхнем правом углу разместит шапку, укажите адресата записки. При необходимости укажите название структурного подразделения, чтобы руководитель идентифицировал, откуда поступил документ. Название вида документа - докладная записка - печатайте без отступления от границы левого берега, большими буквами, полужирным шрифтом. Ниже оформите графу для даты и регистрационного номера. Датой докладной будет дата его подписания. Приведите место составления документа и заголовок, отражающий содержание. Поэтому оформите текст и при необходимости отметку о наличии приложений. Последний из обязательных реквизитов - подпись. Составляющие реквизита - название должности, личная подпись, инициалы, фамилия автора записки.

Докладная записка: виды

Докладные записки делятся на:

  • внутренние;
  • внешние.

Внутренние докладные записки адресуют лицу в пределах предприятия - например, главе ведомства, начальник отдела. Такие докладные записки составляются на чистом листе формата А4. Подписывает - составитель.

Внешние докладные записки адресуют организациям высшего уровня. Составляют - на общем бланке предприятия. Подписывает - руководитель предприятия.

По содержанию докладные записки бывают:

  • информационные - сообщают об изменениях в организации работоспособность того или иного структурного подразделения предприятия;
  • инициативные - содержат предложения по оптимизации и рационализации производственных процессов;
  • содержанию - наиболее часто используемый вид докладных записок. Используют для отчетности о проделанной работе.

Образец докладной записки

СКАЧАТЬ образец 

Докладная записка 2021


⚡ ТОП-5 консультацій ⚡



Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
logo