Заверение копий документов: пошаговый алгоритм

22 лютого 2021
16966
Середній бал: 5 із 5

Копия документа - это больше, чем просто ксерокс или скан. Работник просит выдать копию документа о его трудовой деятельности? Руководитель поручил подготовить копии документов для правоохранительных органов или партнеров? Воспользуйтесь инструкцией от экспертов, чтобы правильно оформить копии, предоставить им юридической силы и иметь подтверждение, что выдали копии запрашивающим вовремя.

Общие положения

Копия - это точное воспроизведение содержания и реквизитов оригинального документа.

Копии могут быть заверены и незаверенные. Юридическую силу имеют только заверенные копии (п. 8 гл. 10 разд. II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5, далее - Правила № 1000/5).

Удостоверять надо не все копии, ведь верность некоторых документов может подтвердить только нотариус.

Копии документов, которые следует заверять на предприятии:

  • копии, снимаемые с документов других учреждений по требованию суда или правоохранительных органов;
  • копии документов с персональными данными, о трудовой деятельности, издавать работникам по их запросам, в том числе для решения правовых вопросов в других учреждениях (например, заявления, приказы о приеме, переводе, поощрения и т.п.);
  • копии документов новых работников для личных дел;
  • копии созданных на предприятии документов, издавать другим учреждениям или гражданам по запросам и с разрешения руководителя;
  • копии исходящих документов, остающихся в делопроизводстве предприятия;
  • выдержки;
  • свободные копии - перепечатаны или переписаны оригиналы.

Копии документов, которые в соответствии с законодательством нотариального удостоверения - это тиражируемые копии организационно-распорядительных документов для внутреннего использования в подразделениях, филиалах, подведомственных структурах.

Примеры документов:

  • положения;
  • инструкции;
  • правила;
  • планы;
  • приказы и тому подобное.

Чтобы получить незаверенную копию, достаточно отсканировать или отксерить оригинал документа. Чтобы подготовить копию, имеющий юридическую силу, следуйте установленного порядка заверения копий документов.

Как оформить выписку из документа?

Рассмотрим подробнее, как происходит заверение копий документов 2021.

ШАГ 1. Проверьте оригинал документа

Убедитесь, что документ, копировать, напечатанный разборчиво и не содержит исправлений.

Правила № 1000/5 запрещают производить копии документов с неразборчивым текстом, подчистками, предписаниями и другими неоговоренные исправления (п. 7 гл. 10 разд. II).

ШАГ 2. Отксерьте или отсканируйте документ

Офисные копировальные аппараты точно воспроизводят все внешние признаки документов и художественные особенности их реквизитов.

Копия документа, изготовленная с помощью копировального аппарата или сканера, языком делопроизводства называется факсимильной (п. 11 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5).

ШАГ 3. Проставьте отметку «Копия»

С помощью штампа или от руки проставьте отметку «Копия»:

  • на лицевой стороне первого листа копии;
  • в верхнем правом углу (абз. 5 п. 8 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5).

Завірення копій документів: алгоритм Обязательно начинать приказы словом ПРИКАЗЫВАЮ?

ШАГ 4. Оформите отметку о заверении копии

Под реквизитом «Подпись» проставьте отметку о заверении копии. Структура отметки:

  • слова «Согласно оригиналу»;
  • название должности и личную подпись лица, заверившего копию;
  • расшифровка подписи - инициалы и фамилия;
  • дата заверения.

Основание - пункт 5.27 Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ДСТУ 4163-2003).

Образец удостоверения копий документов

Вы можете засвидетельствовать каждый лист копии, если этого потребует ваш руководитель или запрашивающий копии.

ШАГ 5. Пронумеруйте страницы копии

Если объем копии превышает один лист и страницы оригинала не пронумерованы, пронумеруйте страницы копии (п. 9 гл. 10 разд. II Правил № 1000/5).

Обычно документы печатают с одной стороны листа, отождествляет понятия «лист» и «страница».

Номера проставляйте посередине верхнего поля, арабскими цифрами, без слова «страница» или сокращение «стр.» и без знаков препинания (п. 7.12 ДСТУ 4163-2003).

Первую страницу не нумеруйте.

Отметку о заверении копии дополните записью об общем количестве листов:

завірення копій документів

ШАГ 6. Выдайте копию работнику, составьте сопроводительное письмо для отправки копии гражданину или другому предприятию

Если заверение копий документов на предприятии делали для своего работника - выдайте. Если подготовили их на запрос гражданина или другого предприятия - составьте сопроводительное письмо в двух экземплярах. Копия будет приложением к сопроводительному письму.

Теперь вы знаете порядок заверения копий документов 2021. Однако, если работник просит копию документа, касающегося многих лиц, подготовьте подъемник. Вместо утраченных документов изготавливайте дубликаты.

logo