Внутренняя опись документов личного дела работника: формирование и учет

20 серпня 2020
5602
Середній бал: 5 із 5

Внутренняя опись отражает включение документов в дела и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, дат, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутреннюю опись заполняет кадровик при первичном оформлении личного дела

Внутренняя опись документов личного дела

Внимание: внутреннюю опись заполняет кадровик, когда формирует личное дело нового работника

Требования к составлению внутренней описи документов личного дела:

  1. составляйте на отдельном листе по типовой форме;
  2. указывайте документы в порядке их размещения в деле;
  3. указывайте каждый документ отдельным пунктом;
  4. заполняйте графу «Примечание» только, если документ будет изъято из личного дела, заменен оригинал копией или наоборот;
  5. указывайте сведения о новом документе, добавляемом в дело;
  6. делайте итоговую запись (количество документов, включенных в опись, количество листов описания) после увольнения работника и экспертизы ценности документов дела. В итоговом записи указывайте цифрами и буквами количество фактически включенных в личное дело документов, а не количество записей (порядковых номеров), сделанных во время ведения личного дела. Если документов много, внутренняя опись может содержать несколько листов. В итоговой записи укажите цифрами и буквами общее количество листов описания;
  7. проставляйте подпись и дату описи после того, как оформите итоговую запись.

Можно ли внутреннюю опись документов личного дела оформить на компьютере

Да, это не является нарушением правил делопроизводства.

Можно первично оформить внутреннюю опись личного дела на компьютере — укажите документы, которые приобщают к личному делу принятого работника.

Распечатайте опись. В дальнейшем вносите информацию от руки.

Как продлить внутреннюю опись личного дела, если не осталось места для записей

Дополните внутреннюю опись личного дела листом, содержащим графы, аналогичные тем, что имеет ранее заключенный описание.

Нумерация перечня документов личного дела является валовой, то есть на следующих листах она продолжается.

Например. Если предыдущий лист внутренней описи закончено порядковым номером 24, то порядковый номер первой записи на следующем листе будет 25

Штрафи 2022

Образец внутренней описи документов личного дела

Скачать образец внутренней описи

ТОВ «Усе буде добре»

 

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

 

документів особової справи                 05-28/134                                                               

(номер справи за Журналом обліку особових справ)

                        Журавська Петренко Валентина Семенівна                                                      

(прізвище, ім’я, по батькові працівника)

 

з/п

Індекс (номер)
документа

Дата
документа

Заголовок документа

Кількість
аркушів
документа

Примітки

1

№ 145

12.08.2015

Заява про прийняття на посаду юрисконсульта

1

 

2

220-к/тр

14.08.2015

Копія наказу про прийняття на посаду юрисконсульта

1

 

3

 

15.08.2015

Особовий листок з обліку кадрів

2

 

4

 

15.08.2015

Доповнення до особового листка з обліку кадрів

2

 

5

 

15.08.2015

Автобіографія

1

 

6

МЕ № 243029

11.11.2008

Копія паспорта

2

 

7

 

20.11.2007

Копія ідентифікаційного коду

1

 

8

СО № 276543

23.08.2007

Копія військового квитка

1

 

9

КВ № 111101022

20.06.2013

Копія диплому про закінчення ВНЗ

1

 

10

444

15.08.2015

Особова картка №-П-2

1

Вилучена, не підлягає зберіганню в особовій справі

11

№ 67

10.12.2012

Посадова інструкція юрисконсульта

2

Вилучена, не підлягає зберіганню в особовій справі

12

№ 143

08.02.2020

Заява про переведення на посаду інспектора з кадрів

1

 

13

377-к/тр

10.02.2020

Копія наказу про переведення на посаду інспектора з кадрів

1

 

14

12 СПК 717 628 

28.03.2020

Копія свідоцтва про підвищення кваліфікації з трудового права

1

 

15

№ 167

02.04.2020

Заява про зміну облікових даних (зміна прізвища)

1

 

16

438-к/тр

02.04.2020

Наказ про зміну облікових даних

1

 

17

452-к/тр

12.04.2020

Копія наказу про преміювання до Дня кадрового працівника

1

 

18

DR № 002145

17.07.2020

Копія диплома доктора філософії з права

1

 

19

МСЕ № 010203 

24.07.2020

Копія довідки до акту огляду МСЕК про встановлення інвалідності ІІІ гр.

1

 

20

№ 1258

24.07.2020

Копія індивідуальної програми реабілітації інваліда

1

 

21

НО № 11223

25.12.2010

Свідоцтво про народження дитини

1

 

22

01023649285

06.08.2020

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України

1

 

23

№ 213

20.08.2020

Заява про звільнення за власним бажанням

1

 

24

№ 411-к/тр

22.08.2020

Копія наказу про звільнення за власним бажанням

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом      22 (двадцять два)     документи

(цифрами і літерами)

 

Кількість аркушів внутрішнього опису         Два (два)       

(цифрами і літерами)

Старший інспектор з кадрів

Добривечiр      Г. П. Добривечір

25.08.2020

Бланк внутренней описи документов личного дела

Як оформляти документи за ДСТУ 4163:2020

logo