Внутренняя опись отражает включение документов в дела и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, дат, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. Внутреннюю опись заполняет кадровик при первичном оформлении личного дела
- Внутренняя опись документов личного дела
- Можно ли внутреннюю опись документов личного дела оформить на компьютере
- Как продлить внутреннюю опись личного дела, если не осталось места для записей
- Скачать образец внутренней описи документов личного дела
- Скачать бланк внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
Внимание: внутреннюю опись заполняет кадровик, когда формирует личное дело нового работника
Требования к составлению внутренней описи документов личного дела:
- составляйте на отдельном листе по типовой форме;
- указывайте документы в порядке их размещения в деле;
- указывайте каждый документ отдельным пунктом;
- заполняйте графу «Примечание» только, если документ будет изъято из личного дела, заменен оригинал копией или наоборот;
- указывайте сведения о новом документе, добавляемом в дело;
- делайте итоговую запись (количество документов, включенных в опись, количество листов описания) после увольнения работника и экспертизы ценности документов дела. В итоговом записи указывайте цифрами и буквами количество фактически включенных в личное дело документов, а не количество записей (порядковых номеров), сделанных во время ведения личного дела. Если документов много, внутренняя опись может содержать несколько листов. В итоговой записи укажите цифрами и буквами общее количество листов описания;
- проставляйте подпись и дату описи после того, как оформите итоговую запись.
Можно ли внутреннюю опись документов личного дела оформить на компьютере
Да, это не является нарушением правил делопроизводства.
Можно первично оформить внутреннюю опись личного дела на компьютере — укажите документы, которые приобщают к личному делу принятого работника.
Распечатайте опись. В дальнейшем вносите информацию от руки.
Как продлить внутреннюю опись личного дела, если не осталось места для записей
Дополните внутреннюю опись личного дела листом, содержащим графы, аналогичные тем, что имеет ранее заключенный описание.
Нумерация перечня документов личного дела является валовой, то есть на следующих листах она продолжается.
Например. Если предыдущий лист внутренней описи закончено порядковым номером 24, то порядковый номер первой записи на следующем листе будет 25
Образец внутренней описи документов личного дела
Скачать образец внутренней описи
ТОВ «Усе буде добре»
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів особової справи № 05-28/134
(номер справи за Журналом обліку особових справ)
Журавська Петренко Валентина Семенівна
(прізвище, ім’я, по батькові працівника)
№ з/п | Індекс (номер) | Дата | Заголовок документа | Кількість | Примітки |
1 | № 145 | 12.08.2015 | Заява про прийняття на посаду юрисконсульта | 1 |
|
2 | № 220-к/тр | 14.08.2015 | Копія наказу про прийняття на посаду юрисконсульта | 1 |
|
3 |
| 15.08.2015 | Особовий листок з обліку кадрів | 2 |
|
4 |
| 15.08.2015 | Доповнення до особового листка з обліку кадрів | 2 |
|
5 |
| 15.08.2015 | Автобіографія | 1 |
|
6 | МЕ № 243029 | 11.11.2008 | Копія паспорта | 2 |
|
7 |
| 20.11.2007 | Копія ідентифікаційного коду | 1 |
|
8 | СО № 276543 | 23.08.2007 | Копія військового квитка | 1 |
|
9 | КВ № 111101022 | 20.06.2013 | Копія диплому про закінчення ВНЗ | 1 |
|
10 | 444 | 15.08.2015 | Особова картка №-П-2 | 1 | Вилучена, не підлягає зберіганню в особовій справі |
11 | № 67 | 10.12.2012 | Посадова інструкція юрисконсульта | 2 | Вилучена, не підлягає зберіганню в особовій справі |
12 | № 143 | 08.02.2020 | Заява про переведення на посаду інспектора з кадрів | 1 |
|
13 | № 377-к/тр | 10.02.2020 | Копія наказу про переведення на посаду інспектора з кадрів | 1 |
|
14 | 12 СПК 717 628 | 28.03.2020 | Копія свідоцтва про підвищення кваліфікації з трудового права | 1 |
|
15 | № 167 | 02.04.2020 | Заява про зміну облікових даних (зміна прізвища) | 1 |
|
16 | № 438-к/тр | 02.04.2020 | Наказ про зміну облікових даних | 1 |
|
17 | № 452-к/тр | 12.04.2020 | Копія наказу про преміювання до Дня кадрового працівника | 1 |
|
18 | DR № 002145 | 17.07.2020 | Копія диплома доктора філософії з права | 1 |
|
19 | МСЕ № 010203 | 24.07.2020 | Копія довідки до акту огляду МСЕК про встановлення інвалідності ІІІ гр. | 1 |
|
20 | № 1258 | 24.07.2020 | Копія індивідуальної програми реабілітації інваліда | 1 |
|
21 | НО № 11223 | 25.12.2010 | Свідоцтво про народження дитини | 1 |
|
22 | 01023649285 | 06.08.2020 | Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України | 1 |
|
23 | № 213 | 20.08.2020 | Заява про звільнення за власним бажанням | 1 |
|
24 | № 411-к/тр | 22.08.2020 | Копія наказу про звільнення за власним бажанням | 1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Разом 22 (двадцять два) документи
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису Два (два)
(цифрами і літерами)
Старший інспектор з кадрів
Добривечiр Г. П. Добривечір
25.08.2020
Бланк внутренней описи документов личного дела
