Виды приказов и особенности их оформления

24 травня 2021
11563
Середній бал: 5 із 5

Оформление приказов - дело ответственное. Чем отличается оформление различных видов приказов, в частности кадровых? Какие реквизиты приказа указывать обязательно? Раскрываем секреты делопроизводства в статье.


Приказ — это один из документов, с которым кадровик работает ежедневно. Нужно отлично знать правила их составления, обработки, регистрации, формирования в дела и хранения. А начинается все с определения вида распорядительного документа.

Чем приказ отличается от распоряжения

Виды приказов

Работа с приказами зависит от их вида. В основе распределения по видам - ​​срок хранения документа.

Сроки хранения устанавливают по Перечню типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5 (далее - Перечень № 578/5). По истечении установленного законодательством срока хранения документы можно изъять для уничтожения при экспертизы их ценности.

Приказы делят на три группы в зависимости от срока хранения, а группа приказов по кадровым вопросам имеет дополнительное распределение (ст. 16 Перечня № 578/5).

Группа приказов

Срок хранения, лет

в организациях, которые создают документы Национального архивного фонда

в организациях, которые не создают документы Национального архивного фонда

Приказы по основной деятельности

постоянно

до ликвидации организации

Приказы по административно-хозяйственным вопросам

5

5

Приказы по кадровым вопросам:

 

 

- длительного срока хранения

75

75

- временного срока хранения

5

5

Внимание!

Сроки хранения документов зависят как от ценности зафиксированной в них информации для общества и науки, так и от того, включено предприятие - автор документа в список источников формирования Национального архивного фонда (НАФ), то есть, создают в деятельности предприятия документы НАФ.

В организации, в деятельности которых не создают документы НАФ, относятся:

  • коммерческие предприятия;
  • организации, деятельность которых имеет вспомогательный (хозяйственный) характер - гостиницы, жилищно-эксплуатационные конторы и объединения, строительные организации, автохозяйства;
  • организации, деятельность которых на определенной территории (город, район, область) типичный характер - школы, больницы, детские дошкольные учреждения, профессионально-технические учебные заведения и тому подобное.

Такие организации вносят в Список № 3, составляющие в государственных архивах. Документы организаций, внесенных в Список № 3, сохраняют во внутренних архивах и не передают на хранение в государственные архивы.

Приказы по основной деятельности

В приказах по основной деятельности фиксируют решения руководителя из важнейших и глобальных вопросов работы предприятия. Среди них:

  • планирование и отчетность;
  • финансирования;
  • совершенствование структуры и организации работы предприятия;
  • распределение функций и полномочий между работниками;
  • эксплуатация основных средств;
  • создание комиссий или других коллегиальных органов и определение порядка их работы;
  • ввод в действие локальных актов - положений, инструкций, правил, регламентов и тому подобное.

Решения и поручения в приказах по основной деятельности касаются конкретных исполнителей или коллектива в целом.

Оформление приказов по основной деятельности

Приказы оформляйте на специальном бланке.

Унифицированную форму приказа по основной деятельности располагаются в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном Методической комиссией Госкомархивов от 20.06.2006 № 3.

Обязательные реквизиты:

  • название организации высшего уровня (при наличии);
  • название организации-автора;
  • название вида документа (ПРИКАЗ)
  • дата издания приказа;
  • регистрационный номер (номер) приказа;
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • визы.

Замечания к оформлению некоторых реквизитов приказа

Заголовок

Содержание приказа кратко выкладывайте в заголовке. Начинайте с предлога «о»: «Об утверждении...», «О введении..», «О создании...», «О внесении изменений...», «Об итогах...», «О мерах... ».

Текст

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части осветите цели приписываемых действий и причины издания приказа, приведите факты, ссылайтесь на события, оценивайте. Констатирующую часть начинают словами: «С целью...», «На основании...», «В соответствии с...», «По...», «Во исполнение...» и т.

Если основанием для издания приказа является нормативно-правовой акт органа высшего уровня, в констатирующей части подайте ссылка на этот документ в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, название.

Если содержание приказа не требует разъяснений, констатирующую часть можно выпустить. В этом случае текст приказа содержать только распорядительную часть.

Основная нагрузка в приказе несет распорядительная часть. Ее выкладывают в приказной форме от первого лица единственного числа.

Распорядительную часть начинайте словом приказываю. Печатайте его большими буквами, с новой строки, без отступа от левого берега. Далее ставьте двоеточие и с новой строки, с абзаца подавайте текст распорядительной части.

Пункты распорядительной части должны быть конкретными, понятными, такими, которые не противоречат ранее выданному распорядительным документам. Не допускаются высказывания с двойным толкованием.

Избегайте неконкретных поручений, например: «ускорить», «повысить», «повлиять», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и другие. Такие поручения не могут быть объектом контроля, поскольку их выполнение сложно проверить.

Распорядительную часть делите на пункты (1, 2, 3 ...) и подпункты (1.1., 1.2., 1.3 ...). Нумеруйте арабскими цифрами. В каждом пункте распорядительной части приказа:

  • указывайте исполнителей (организации, подразделения, должностные лица), названия или фамилии которых подают в дательном падеже;
  • выкладывайте задания (поручения) со сроками выполнения.

Исполнителей можно указать обобщенно, например: «директорам школ», «начальникам цехов», «менеджерам по персоналу».

Задачи формулируйте с помощью глаголов неопределенной формы - «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Срок выполнения задания можно печатать отдельной строкой и оформлять в качестве даты завершения исполнения.

В приказах определяйте реальные сроки выполнения заданий (поручений), соответствующие объема предполагаемых работ. Учитывайте также время доведения информации до сведения конкретных исполнителей.

Как правило, срок выполнения устанавливают для каждой задачи в отдельности. Однако можно указывать и единственный, общий для всех пунктов срок исполнения.

При необходимости после основных пунктов приказа укажите документы, утратившие силу или меняться после издания приказа.

В последнем пункте приказа укажите должность и фамилия лица, отвечать за его выполнение. Обычно общий контроль за выполнением приказа возлагают на одного из заместителей руководителя предприятий.

Руководитель может и лично контролировать выполнение приказа. В этом случае последний пункт формулируйте иначе.

Приказы могут иметь приложения, ссылки на которые наведите в соответствующих пунктах текста.

Дата

Дата приказа указывайте цифровым или словесно-цифровым способом. Например: 17 августа 2021 или 15.08.2021.

Оформление приказов по административно-хозяйственным вопросам

Приказы по административно-хозяйственным вопросам (АХП) - преимущественно ситуативные, связанные с хозяйственной деятельностью, обустройством и обеспечением предприятия. В частности, это приказы о:

  • приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д.;
  • выделения рабочих комнат для работников;
  • размещение цехов;
  • инвентаризацию;
  • текущий ремонт;
  • мероприятия по благоустройству, проверки и улучшения санитарного состояния;
  • организации охраны предприятия и тому подобное.

Порядок оформления и работы с приказами по административно-хозяйственным вопросам (АХП) аналогичен порядку, установленному для приказов по основной деятельности.

Приказы по АХП составляют по унифицированной форме, установленной для приказов по основной деятельности.

Правила оформления кадровых приказов

Приказы по кадровым вопросам (личного состава) - распорядительные документы, фиксирующие решения по управлению персоналом. С помощью кадровых приказов регулируют принятия, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрения.

Внимание: термин «приказы по личному составу» сейчас употребляют только в кадровом администрировании и делопроизводстве военизированных формирований Вооруженных Сил Украины, Министерства внутренних дел и других силовых структур.

Приказы по кадровым вопросам оформляют на бланках. Такие из них, как приказы о принятии, отпуска, увольнения разрешено оформлять как на бланках, так и по типовым формам, утвержденным приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489.

Среди приказов на бланках выделяют индивидуальные и сводные. Индивидуальный приказ по кадровым вопросам содержит информацию об одном работника, возведенный - о нескольких работников и различные управленческие действия по ним (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнение и т.д.).

Совет: воспользуйтесь унифицированной форме приказа по кадровым вопросам, которую разработали эксперты Системы.

Приказы по кадровым вопросам составляет, оформляет, регистрирует, формирует к делам и сохраняет отдел кадров.

Составление, регистрация, формирование кадрового приказа к той или другой дела зависит от его вида. Распределение приказов по кадровым вопросам по видам основывается на статье 16 Перечня № 578/5.

Внимание: приказы по кадровым вопросам составляют в соответствии с ГОСТ 4163-2003 и главы 9 раздела II Правил № 1000/5.

Подготовка приказа инициирует руководитель предприятия или структурного подразделения. Если инициатором приказа является руководитель структурного подразделения, он обосновывает потребность в приказе в докладной записке. Руководитель предприятия фиксирует решение в резолюции.

Приказ оформляется на бланке или стандартном листе бумаги А4 с берегами:

Берег

Размер, мм

Левый

30

Правый

10

Верхний та нижний

20

Реквизиты приказов по кадровым вопросам

Для правильного оформления приказов 2021 должны знать обязательные реквизиты, а именно:

Название предприятия - автора документа, должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах. Сокращенное название отмечают, если ее официально зафиксировано в уставе (положении). Сокращенное название подают в скобках или без них ниже полной, отдельной строкой в ​​центре.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Например: ПРИКАЗ.

Дата издания приказа - это дата его подписания. Дата оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год.

Например: 18.11.2021; 05.12.2021.

Место составления или издания документа

Сведения о месте составления (г.. ________) в приказах по кадровым вопросам располагают между реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляют на бланке после знака «№» на одном уровне с датой документа.

Структура регистрационных индексов приказов по кадровым вопросам:

№ (порядковый номер по соответствующему журналу регистрации) (буквенный индекс),

где буквенный индекс:

к / тр - для приказов по кадровым вопросам длительного (75 лет.) срока хранения;

к / тм - для приказов по кадровым вопросам временного (5 л.) срока хранения.

Заголовок к тексту

Содержание приказа кратко излагают в заголовке. Структура заголовка:

Предлог «О» + отглагольное существительное + фамилия, инициалы работника, к которому относится распорядительное действие

К примеру:

О принятии на работу Петренко В. С.

Об увольнении Марчука А. А.

текст

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей - констатирующую (преамбулу) и распорядительную.

В констатирующей части указывают основание, обоснование или цель издания приказа. Преамбулу можно начать словами «Во исполнение», «С целью» и другие.

Если документ выдается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указывают название вида документа, его автора, дату, номер и заголовок. Точку в конце констатирующей части не ставят. При необходимости ставят запятую, если это оговорено правилами грамматики.

Правила № 1000/5 позволяют оформлять приказы по кадровым вопросам без преамбулы, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Например, без преамбулы обычно оформляют приказы о приеме, переводе, увольнении.

Вместо слова Ю в кадровых приказах можно использовать конкретные глаголы. Распорядительную часть приказа по кадровым вопросам начинают, как правило, с глагола в форме инфинитива большими буквами: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, освободить, отправить, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ тому подобное.

Образец оформления приказа 2021

СКАЧАТЬ

Види наказів, та особливості їх оформлення

Распорядительное делопроизводство печатают с новой строки прописными буквами без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставят двоеточие.

Далее отмечают большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие распорядительного документа, и малыми - его имя и отчество.

Слово Приказываю используют в кадровых приказах, если текст приказа содержит несколько решений (освободить Иваненко, бухгалтерии выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и т.п.). Такой текст делят на пункты (подпункты), которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца.

Текст приказа рекомендуется печатать через полтора межстрочных интервала.

Основание к отдельным пунктам текста

Отмечают документ, ставший основанием для отдельных пунктов текста приказа (заявление работника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и т.д.).

К примеру:

Основание: заявление ловко В. М. от 13.11.2021, зарегистрировано под № 255.

подпись

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем предприятия. Отдельные пункты приказа могут иметь сроки вступления в силу, не совпадает с датой подписания документа. Так, назначить работника на должность можно с 1 июля, тогда как приказ подписан 27 июня.

визы

Проект приказа по кадровым вопросам визируют должностные лица предприятия, которых он касается, в отдельных случаях - юрист. В приказах о назначении на должности, переводе, увольнении с должностей, связанных с материальной ответственностью, обязательна виза бухгалтера.

Отметка об ознакомлении с приказом и подписи соответствующих лиц

Приказы по кадровым вопросам доводят до сведения работников, которых они касаются. Факт ознакомления работников с приказом свидетельствуют путем проставления подписей на первом экземпляре приказа с указанием даты ознакомления.

К примеру:

С приказом ознакомлен

Сизый В. Л. сизый

13.11.2021

logo