Внесите исходящие письма в журнал регистрации. Письма и любые другие документы регистрируйте, только когда их подписали. На помощь Вам готовый образец такого журнала
Мы расспросили ваших коллег, как они работают с исходящими документами. Оказалось, что 85% секретарей не контролируют, как работники готовят проекты документов, согласовывают их и подписывают. Оградите себя от проблем, не только когда руководитель подписывает документ, но и когда письмо попадет к адресату. В статье - пять шагов в работе с исходящими документами предприятия
Директор может вернуть проект письма, передать на доработку или сказать, что ничего отсылать не нужно. Тогда Вам придется аннулировать запись в журнале.
Образец Журнала регистрации исходящих документов
