Ознакомление с кадровыми документами под личную подпись

27 жовтня 2021
2683
Середній бал: 5 із 5

Вы можете выбрать три способа ознакомления сотрудников с документом. Какой именно выбрать зависит от количества места в документе и количества работников, которые должны подписать его

Способы ознакомления с документом

СпособКогда применяется

Отметки об ознакомлении непосредственно в документе

Работов немного, свободного места в документе достаточно

Лист ознакомления

Работников много, свободная площадь в документе ограничена

Журнал ознакомления

С документом нужно ознакомить каждого работника

Организация учета документов кадровой службы

Отметка ознакомления с документом

Оформляйте отметку об ознакомлении в соответствии с ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5) направляют: при ознакомлении с документом работник должен проставить подпись и дату ознакомления (п. 11 гл. 9 разд. II).

Ознакомление работников с кадровыми документами под личную подпись

Размещайте отметки об ознакомлении на лицевой стороне последнего листа документа, а если места там недостаточно, — на обратной стороне последнего листа. Не проставляйте отметки на внутреннем поле для подшивки.

Лист ознакомления с документом

Лист ознакомления — отдельный бланк для отметок об ознакомлении с документом.

Лист ознакомления с документом должен содержать:

  • название вида
  • заголовок
  • дату
  • регистрационный индекс

Далее оформите таблицу, столбцы которой – составляющие отметки об ознакомлении. Систематизируйте фамилии работников в Листе ознакомления в алфавитном порядке или по должностям от высших до низших, а в пределах каждой должности-по алфавиту. Формат листа – А4.

Документ и лист ознакомления с ним храните по делу вместе. Не скрепляйте их с помощью сшивателя. Вложите его в прозрачный файл. Файл закрепите на арках папки-регистратора.

Образец листа для ознакомления с документом

Скачать образец

Ознакомление работников с кадровыми документами под личную подпись

Журнал ознакомления с документом

Есть документы, требующие внимания всех работников: коллективный договор, ПВТР, положения о порядке обработки и защиты персональных данных и т.д. Чтобы свидетельствовать о их ознакомлении, создайте журналы ознакомления.

Журнал ознакомления имеет такую ​​же табличную форму, что и Лист ознакомления. Обязательные графы:

  • порядковый номер
  • название должности работника
  • Собственное имя Фамилия работника
  • личная подпись
  • дата ознакомления

При необходимости дополняйте журналы другими графами. Например, Журнал ознакомления с коллективным договором — графами «Дата принятия на работу», «Примечания».

logo