Чи потрібно реєструвати факсограму?

139

Запитання

Трапляється, спочатку лист надсилають факсом, а відтак поштою надходить оригінал. Факси ми реєструємо в журналі вхідної кореспонденції і подаємо на розгляд керівникові, який накладає резолюцію. Чи потрібно ще раз зазначати резолюцію на паперовому оригіналі листа? Чи зберігати факсограму в справі? Чи варто реєструвати лист, якщо вже зареєстровано факсограму?

Відповідь

Факсограма (факс) — надіслана/отримана на паперовому носії копія документа, переданого каналами факсимільного зв’язку (за допомогою факсимільної апаратури).

Факсограма не є окремим видом документа, оскільки факсом можна передати будь-який документ з паперовим носієм — наказ, розпорядження, договір, протокол, лист. Найчастіше факс використовують для передавання службових листів та інформаційних повідомлень.

Документи, що передаватимуть факсом, оформляють відповідно до вимог, установлених для документів, друкують чітким, контрастним шрифтом.

Вхідний факс містить додаткові відмітки, які друкує апарат факсимільного зв’язку, — код відправника, дату і час передавання, номер факсу, кількість сторінок.

Нормативні акти не визначають юридичної сили факсограм. Тому факсограму розглядаємо як засіб оперативного передавання інформації. Відтак за факсограмою адресатам має бути направлено оригінали документів.

Рекомендуємо обліковувати отримані факсограми в окремому журналі, не проставляючи реєстраційного штампа. На факсограмі в правому нижньому куті можна зазначити дату одержання та порядковий номер відповідно до номера в журналі.

Факсограми передають адресатам під підпис у день надходження, термінові — негайно. Якщо факсограма містить важливі питання і її має розглядати керівник, то він накладає резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку (фішці). Фішку додають до факсограми.

Після надходження оригіналу документ реєструють у реєстраційних формах, на документі також вказують дату одержання факсограми:

Факсограму одержано 20.04.2017.

Фішку з резолюцією, що була прикріплена до факсограми, додають до оригіналу документа. До справи вміщують оригінал документа та копію відповіді на нього. Факсограму можна знищити.

Світлана Сельченкова,
експерт у галузі діловодства та архівної справи,
канд. іст. наук, заслужений працівник культури України

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь

Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Накази на підприємстві

Електронна книга для кадровика та секретаря

Читати






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть, будь ласка, свій статус професіонала, пройшовши швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

• професійні матеріали сайту;

• 31 шпаргалка для безпомилкової роботи;

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів.



У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжу читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×
► пенсії підвищуються;

► скасовуються обмеження на виплату пенсій для працюючих пенсіонерів;

► збільшується страховий стаж для пенсійного забезпечення