Довідка про відсутність судимості в особовій справі працівника

20 липня 2017
1687
Середній бал: 5 із 5

Запитання

Чи потрібно долучати до особової справи довідку про відсутність судимості та кримінальної відповідальності?

Відповідь

Перелік документів, що включаються до особової справи працівника під час її формування, нормативно визначений пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Так, до складу документів особової справи включено і довідки (без визначення їх заголовку та змісту).

Тож, якщо при прийнятті на роботу або в процесі роботи подання довідки про відсутність або наявність судимості вимагається нормами законодавства, довідку можна долучити до особової справи працівника. При цьому у локальному нормативному акті підприємства, наприклад в інструкції з діловодства (інструкції з кадрового діловодства) доцільно регламентувати порядок формування особових справ працівників та включення до них таких довідок.

Зберігати довідку у складі особової справи протягом 75 років, як це визначено статтею 493 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, для особових справ у цілому, є недоцільним. Тому після звільнення працівника така довідка вилучається із особової справи, групується до окремої справи, що містить документи тимчасового строку зберігання, і через певний час, визначений експертною комісією організації за погодженням із експертно-перевірною комісією державного архіву, включається до акта про вилучення документів для знищення.