Скільки примірників наказу має бути?

31 липня 2017
4503
Середній бал: 5 із 5

Запитання

У Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (п. 4 гл. 5 розд. II) зазначено: «Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі. Проекти розпорядчих документів візуються на першому примірнику». Що це за 1-й примірник? Скільки їх має бути? Норма стосується і внутрішніх наказів чи лише тих, які пересилаються підлеглим структурам? Які ще вихідні документи візувати?

Відповідь

З-поміж вихідних документів візують листи і накази.

Службовий лист візують на примірнику, що залишається у справі підприємства. Зазвичай цей примірник не підписують. Він є так званим відпуском — другим примірником. А інколи і третім чи четвертим, залежно від кількості адресатів. Підписані керівником примірники листів, що є оригіналами, надсилають адресатам.

Читайте також: Складаємо зведений наказ замість декількох індивідуальних

На відміну від листів, на наказах візи проставляють на примірнику, який підписує директор. Він і є першим примірником (оригіналом) наказу, який формують до справи. А підлеглим структурам надсилають розмножені примірники наказів.