Погодження заяви на відпустку при електронному документуванні

480

Запитання

На підприємстві ведеться електронний документообіг. У якому вигляді має бути погоджена керівником заява на відпустку?

Відповідь

Як впровадити електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП), як організувати роботу з електронними документами на підприємстві, — визначає Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).

Порядок № 1886/5 передбачає: якщо підприємство впровадило електронний документообіг, всі документи, у т. ч. заяви, працівники створюють у формі електронних документів.

Отже, якщо використовуємо систему електронного документування, заяви про надання відпустки створюємо у формі електронних документів і засвідчуємо ЕЦП.

Погодження заяви на відпустку при електронному документуванні Читайте також: Реєстрація наказів в електронній формі: як оформити журнали

Реквізит «Гриф погодження документа» є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюють аналогічно реквізиту документа з паперовим носієм інформації. Електронний цифровий підпис під час складання цього реквізиту накладають на всі дані, що містяться в електронному документі (зокрема, заяві на відпустку), які засвідчувалися раніше накладанням електронного цифрового підпису його автора під час створення електронного документа (п. 9 розд. 2 Порядку № 1886/5).

Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання законодавство зобов’язує створювати у двох формах — електронній та паперовій (п. 4 розд. І Порядку № 1886/5).

Заяви про відпустки мають тимчасовий строк зберігання — до 10 років, тому дублювати їх на папері не потрібно (ст. 491, 515, 516 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).

Отже, для погодження документів в електронному вигляді на підприємстві необхідно запровадити електронний документообіг. Окрім того, працівники мають отримати ЕЦП, якими засвідчуватимуть (погоджуватимуть, візуватимуть) електронні документи.

Освітні заходи

Освітні заходи

Перевірте знання та здобудьте нові

Взяти участь
Інтернет-магазин

Самое выгодное предложение

Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз

Живе спілкування з редакцією

Накази на підприємстві

Електронна книга для кадровика та секретаря

Читати






© Кадровик-01, 2018. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Хто тут? Давайте знайомитися!

Зареєструвавшись на сайті, Ви зможете:

• читати статті та запитання-відповіді

• першими дізнаватися про кадрові новини

• скачувати шпаргалки, зразки, шаблони документів

• переглядати професійні вебінари

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×