text
Кадровик01

Погодження заяви на відпустку при електронному документуванні

  • 12 квітня 2018
  • 580

Запитання

На підприємстві ведеться електронний документообіг. У якому вигляді має бути погоджена керівником заява на відпустку?

Відповідь

Як впровадити електронний документообіг із застосуванням електронного цифрового підпису (ЕЦП), як організувати роботу з електронними документами на підприємстві, — визначає Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).

Порядок № 1886/5 передбачає: якщо підприємство впровадило електронний документообіг, всі документи, у т. ч. заяви, працівники створюють у формі електронних документів.

Отже, якщо використовуємо систему електронного документування, заяви про надання відпустки створюємо у формі електронних документів і засвідчуємо ЕЦП.

Погодження заяви на відпустку при електронному документуванні Читайте також: Реєстрація наказів в електронній формі: як оформити журнали

Реквізит «Гриф погодження документа» є невід’ємною складовою електронного документа, що оформлюють аналогічно реквізиту документа з паперовим носієм інформації. Електронний цифровий підпис під час складання цього реквізиту накладають на всі дані, що містяться в електронному документі (зокрема, заяві на відпустку), які засвідчувалися раніше накладанням електронного цифрового підпису його автора під час створення електронного документа (п. 9 розд. 2 Порядку № 1886/5).

Документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання законодавство зобов’язує створювати у двох формах — електронній та паперовій (п. 4 розд. І Порядку № 1886/5).

Заяви про відпустки мають тимчасовий строк зберігання — до 10 років, тому дублювати їх на папері не потрібно (ст. 491, 515, 516 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5; далі — Перелік № 578/5).

Отже, для погодження документів в електронному вигляді на підприємстві необхідно запровадити електронний документообіг. Окрім того, працівники мають отримати ЕЦП, якими засвідчуватимуть (погоджуватимуть, візуватимуть) електронні документи.

Освітні заходи
Освітні заходи
Перевірте свої знання та здобудьте нові
Взяти участь
Інтернет-магазин
Найвигідніша пропозиція
Скористайтеся найвигіднішими пропозиціями щодо передплати і станьте нашим читачем просто зараз
Ми в соцмережах
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

Дратує? А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Стаття призначена для професіоналів!

Підтвердіть свій статус професіонала — пройдіть швидку реєстрацію. Після цього Вам будуть доступні:

• професійні матеріали сайту

• 48 шпаргалок для безпомилкової роботи

• вебінари та презентації від найкращих експертів з кадрів

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
І продовжити читання
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×


Скачайте зразок трудового договору 2018

Укладання та зразок трудового договору 2018

 Скачати шаблон