Замовляйте онлайн або телефонуйте безплатно 0 800 212 312

Активуйте подарунковий демодоступ

Кадровик-01

Ведення діловодства

Із 27.07.2018 набули чинності зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Зміни затвердив Мін’юст наказом від 04.07.2018 № 2277/5.

13 справ для вдалого початку діловодного року

Положення про службу діловодства та архів

Служба діловодства та архів підприємства обов’язково розробляють Положення про службу діловодства та Положення про архів, якщо вони є структурними підрозділами. Структурний підрозділ може бути самостійним, а може входити до складу іншого структурного підрозділу. Положення має бути в будь-якому разі.

Підписи з В. о.

У підписах слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів, однак якщо є розпорядчий документ про заміщення.

Печатки

Нині не всі підприємства зобов’язані мати печатки. До всіх посилань на відбиток печатки у Правилах № 1000/5 додана ремарка: (за наявності).

Вилучення оригіналів із фонду підприємства

Стара редакція Правил № 1000/5 дозволяла тимчасове вилучення оригіналів документів із документаційного та архівного фондів підприємства — у випадках, передбачених законом. Нова редакція Правил № 1000/5 конкретизувала підстави для тимчасового доступу до документів: «Ухвала слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом».

Експертиза цінності

Постійні експертні комісії відтепер мають утворювати лише підприємства, установи, організації, що є юридичними особами. Дотепер уточнення про юридичний статус у Правилах № 1000/5 не було.

Описи справ

Змінені Правила № 1000/5 впровадили нові процедури — удосконалення та перероблення описів справ.

Підстави для удосконалення описів:

  • заголовки не розкривають зміст справ;
  • відсутній довідковий апарат опису або його елементи — передмова, список скорочень тощо.

Підстави для перероблення описів:

  • значна частина заголовків не відображає змісту справ;
  • значну частину документів фонду —
    - втрачено під час зберігання на підприємстві через форс-мажорні обставини;
    - передано до іншої архівної установи;
    - приєднано до іншого фонду;
  • заголовки неправильно систематизовано, через що складно/неможливо шукати інформацію;
  • обсяг фонду значно збільшився за рахунок нових надходжень.

Знищення документів

Після експертизи цінності документів кожен структурний підрозділ складає власний акт про вилучення для знищення документів, строк зберігання яких минув. За формою акт підрозділу збігається зі зведеним актом, який не зазнав змін (дод. 15 до Правил № 1000/5).

Архів

Дотепер був один критерій систематизації документів у справах для архівного зберігання — за хронологією надходження або створення від січня по грудень. Змінені Правила № 1000/5 додали ще один критерій — в алфавітному порядку найменування установ у межах року. Так, наприклад, можна систематизувати звіти, що надійшли протягом року від підвідомчих структур.

Передача документів при реорганізації

Якщо підприємство внаслідок реорганізації — злиття, приєднання, поділу, перетворення — передає свої функції іншому підприємству, останнє приймає його документи та архів за актом. Заголовок акта: Про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої.

Особові справи

Перелік обов’язкових документів особової справи збільшився вдвічі. Актуалізуйте особові справи працівників.

15 серпня 2019
На допомогу службі управління персоналом державного органу розглядаємо порядок та вимоги до заповнення особової картки державного службовця. Також надаємо бланк і зразок заповненої картки 2019. 7011
13 серпня 2019
Розпорядження — це правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. У чому різниця між наказом та розпорядженням? Різновиди розпоряджень, бланк та зразок оформлення документа — у статті. 18638
9 серпня 2019
Характеристика на працівника — це документ, у якому викладено відомості про його службову (трудову) та громадську діяльність, а також надано оцінку ділових і моральних якостей особи. Яких правил слід дотримуватися при складанні характеристики на працівника, — дізнаєтеся зі статті. 46430
6 серпня 2019
Секрет професійного успіху: бути готовим скористатися шансом ще до того, як він випаде. Одна з ознак готовності — наявність актуального портфоліо. 5509
2 серпня 2019
Доповідна записка — це службовий документ, який адресують керівникові структурного підрозділу чи підприємства, з викладом інформації про факти, події, ситуацію, що склалася, звітують про виконану роботу. В статті розказуємо, які бувають види доповідної записки та порядок оформлення доповідної записки 2019. 11333
Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. 23072
Для ведення діловодства в органах місцевого самоврядування розроблено Типову інструкцію з діловодства. Типову інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування затверджено Постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242. 6122
Особовий листок з обліку кадрів входить до особової справи працівника. Затвердженого бланка особового листка з обліку кадрів немає. Щоб не витрачати час, скористайтеся експертним бланком та зразком заповнення. 60678
Наприкінці липня 2018 року набрав чинності наказ, яким Мін’юст змінив склад документів особової справи працівника. Відтоді, замість звичних 12 позицій особової справи, — їх стало 25. Що саме змінилося та як актуалізувати особові справи, — розказують експерти. 30384
Особові картки П-2 та особові справи — є обов’язковими обліковими документами, які оформлюють на кожного працівника при прийнятті на роботу. На працівників-сумісників ці документи теж слід оформлювати, проте з певними нюансами. Про них розкажемо у статті. 16662
Картотека П-2 — один з основних інструментів кадровика і вмістилище персональних даних. А ще — документ тривалого — 75 років — зберігання. А ще — інструмент військового обліку. Тому, коли ведете і зберігаєте особові картки, керуйтеся не лише правилами кадрового діловодства, а й законодавством у сфері захисту персональних даних, архівної справи, обліку призовників та військовозобов’язаних. Розкажемо, як саме. 28570
Щороку відділ кадрів готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників за відповідний рік (після закінчення строку зберігання в поточному діловодстві). Яких правил слід дотримуватися при цьому, — детально у статті. 2151
Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує роботодавця вести облік відпусток працівникам. Форми обліку Закон не визначає. На практиці облік усіх відпусток ведуть саме за допомогою картки П-2. Підстава внести дані — наказ про відпустку. 4976
Розпорядження — це правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. У чому різниця між наказом та розпорядженням? Різновиди розпоряджень, бланк та зразок оформлення документа — у статті. 18638
Ваш керівник щодня затверджує чимало наказів. Пів справи зроблено, якщо ви надасте йому правильно підготовлений проект наказу. Перевірте, чи всі реквізити та в правильному порядку використовуєте в проектах наказів. 3237
Законодавство не встановлює вимог до нумерації сторінок журналів реєстрації наказів. Як правильно нумерувати журнали реєстрації наказів? Як унести виправлення, якщо раніше велася неправильна нумерація сторінок у журналі? 9401
Президент повідомив, що глава його Офісу та всі члени команди від початку написали заяви про звільнення за власним бажанням без дат. Якщо не даватимуть ради роботі, він підпише їх. Така заява — лайфхак від урядовців чи юридично нікчемний документ? 1012
Трафаретна форма документа — це шаблонний текст з визначеними місцями для змінної інформації. Трафаретні форми дають змогу уніфікувати документи та пришвидшити їх опрацювання. Для прикладу наводимо трафаретні форми заяв про надання щорічної відпустки та про виплату компенсації за невикористану відпустку. 4329
Для підвищення ефективності та оперативності роботи, зокрема використовують трафаретні форми документів. Як оформлювати заяви в електронній формі? Розказуємо порядок та показуємо зразок. 2768
Працівник має право вимагати довідку про роботу на підприємстві. Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний її видати. Як готувати довідки та який структурний підрозділ відповідає за це — у статті. 986
Лиш зареєстрований документ має юридичну силу. В іншому разі — підприємство не несе відповідальності за документ та не може контролювати його виконання. Про правила реєстрації та присвоєння реєстраційних індексів документам, — у статті. 1950
З початком року — нові справи з документами, як потребують належного зберігання. Один зі способів — формувати справи у звичайних теках. Розказуємо, як правильно оформлювати такі теки 2414
Розпорядження — це правовий акт, що видається керівниками різних рівнів. У чому різниця між наказом та розпорядженням? Різновиди розпоряджень, бланк та зразок оформлення документа — у статті. 18638
Доповідна записка — це службовий документ, який адресують керівникові структурного підрозділу чи підприємства, з викладом інформації про факти, події, ситуацію, що склалася, звітують про виконану роботу. В статті розказуємо, які бувають види доповідної записки та порядок оформлення доповідної записки 2019. 11333
Коли підприємства порушують й хочуть розв’язати однакові питання, вони створюють спільний службовий лист. Такий лист готують декілька підприємств-авторів, тож потрібно бути особливо уважним, щодо його змісту та оформлення. 390
Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ 3025
15 листопада! Номенклатура справ на наступний рік має бути розроблена! Кожен фахівець, відповідальний за її складання, закарбував це правило у пам’яті. Заощадьте свій час, — скористайтеся примірним зразком від експертів та правилами складання номенклатури справ на 2019 рік. 56734
Номенклатура справ — обов’язкова облікова форма для кожного підприємства, організації незалежно від форми власності. Розкажемо, як скласти номенклатуру справ відділу кадрів як структурного підрозділу. 48999
З початком року — нові справи з документами, як потребують належного зберігання. Один зі способів — формувати справи у звичайних теках. Розказуємо, як правильно оформлювати такі теки 2414
Під час реалізації кадровою службою підприємства покладених завдань та функцій, створюються документи, які мають постійний та тривалий строки зберігання. 13453
Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ 3025
Причинами передчасного знищення документів можуть бути або неправильне зазначення строків зберігання документів у номенклатурі справ, або помилкове включення справ до акта про вилучення та знищення документів. Будьте уважні, адже за це загрожує штраф. 6991
Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами № 1000. 13727
Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим? 5882
Колеги, які ігнорують різноманітність носіїв листів і не враховують їх особливостей, мають проблеми з формуванням справ. Дізнайтеся 5 типових помилок, які допускають секретарі, та їх наслідки. А головне — довідайтесь, як їх виправити. 1037
Для підвищення ефективності та оперативності роботи, зокрема використовують трафаретні форми документів. Як оформлювати заяви в електронній формі? Розказуємо порядок та показуємо зразок. 2768
Деякі підприємства в Інструкції з діловодства можуть прописувати норму щодо реєстрації документів у електронній формі, зокрема і кадрових наказів. Як у такому разі оформлювати журнали реєстрації наказів при передаванні на архівне зберігання? 8352
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

57 секунд на реєстрацію і документ Ваш!


А також шпаргалки, зразки кадрових документів, форми звітів

та цілий банк посадових інструкцій без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися і скачати
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

57 секунд на реєстрацію і документ Ваш!


А також шпаргалки, зразки кадрових документів, форми звітів

та цілий банк посадових інструкцій без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися і скачати
×


Які робочі дні перенесуть на суботи у 2020 році?

Скачайте Наказ про перенесення робочих днів

 Дізнайтеся першими