Ведення діловодства

З матеріалів рубрики ви отримаєте чимало корисних настанов і підказок щодо ведення діловодства — як загального, так і кадрового. Адже кадрове діловодство — невід’ємна складова діловодства загального, а нормативна база для складання і опрацювання службових і кадрових документів — єдина

Кадрове діловодство лише в електронній формі: так чи ні?

Є підприємства, які категорично відмовляються від паперового документообігу, зокрема кадрові документи ведуть лише в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису. А чи правомірно це? Поговорімо.3493

Реєстрація заяв — обов’язкова чи можна відмовитися?

Реєстрація документа — це внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації.4650

Порядок формування документів у справи

Cправа — документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності та зберігаються в окремій теці (палітурці).3776

Витяг з наказу про прийняття на роботу

Витяг із наказу чи розпорядження — це засвідчена копія частини відповідного розпорядчого документа.2142

Оформлення кадрових наказів на підприємстві

На відміну від наказів з основної діяльності, для наказі з кадрових питань уніфікованої форми не розроблено. Хоча для деяких видів наказів з кадрових питань затверджено типові формі. Розгляньмо, як правильно оформити наказ за формою, відмінною від типової.7209

Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.8003

Для ведення діловодства в органах місцевого самоврядування розроблено Типову інструкцію з діловодства. Типову інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування затверджено Постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242.361

Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.1948

Одним із основних облікових документів особової справи працівника — є особовий листок з обліку кадрів. Законодавчо унормованої форми цього документа немає, тому організація може самостійно розробити.11364

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про трудову діяльність працівника та його персональні дані.4041

Особова картка є одним із основних облікових документів працівника підприємства. Розберімося, чи вносити відомості про зміну посадового окладу до особової картки працівника?2791

Нерідко трапляється, що, окрім основної роботи, працівник виконує ще й додаткову на тому самому підприємстві. Тобто суміщає посади. А чи вносити запис про суміщення посад до особової картки та трудової книжки?5700

Особова картка працівника — один із облікових документів, які веде кадрова служба підприємства. А які ж особливості обліку та зберігання особової картки П-2?3139

Захист персональних даних — нова для вітчизняної правової системи сфера. Розпочинати роботу із запровадження захисту персональних даних на підприємстві, в установі, організації варто з ознайомлення з нормативно-правовими актами, що діють у цій сфері.1818

Володілець персональних даних зобов’язаний повідомляти Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних.754

З листа до редакції: «Декілька років тому ми дозволили жінці-лаборанту працювати у вільний від основної роботи час за внутрішнім сумісництвом у тій же лабораторії прибиральником виробничих приміщень. За таку роботу ми доплачували їй 50% окладу прибиральника. Зараз ця працівниця вирішила відмовитися від роботи прибиральника. Який слід видати наказ? Оскільки раніше було видано наказ про дозвіл працювати за сумісництвом, то тепер маємо написати «не дозволяємо надалі працювати»? Чи як правильно?»19931

Витяг із наказу чи розпорядження — це засвідчена копія частини відповідного розпорядчого документа.2142

На відміну від наказів з основної діяльності, для наказі з кадрових питань уніфікованої форми не розроблено. Хоча для деяких видів наказів з кадрових питань затверджено типові формі. Розгляньмо, як правильно оформити наказ за формою, відмінною від типової.7209

Унесення змін до наказу можуть спричинити різні обставини. Розгляньмо, які саме та як правильно оформити наказ про внесення змін до наказу.5150

У платному доступі

Реєстрація документа — це внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації.4650

Порядок погодження управлінських документів (у т. ч. внутрішнього погодження — так званого візування) визначено основним нормативно-правовим актом з питань діловодства — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме главою 5 розділу ІІ Правил № 1000/5.8051

Заява — це письмове офіційне повідомлення і/або прохання, що подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника підприємства (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів).5336

Особи, які підписують характеристику, несуть відповідальність за достовірність викладеної інформації. У характеристиці викладено відомості про службову (трудову) та громадську діяльність працівників або про навчальні досягнення студента (учня), а також надано оцінку ділових і моральних якостей особи. Як правильно скласти характеристику на працівника?6823

Первинно опрацьований та зареєстрований документ надсилають на розгляд керівнику організації, який у резолюції зазначає результат свого розгляду. Правильно обраний виконавець, чіткість та конкретика резолюції позитивно вплинуть на якість та своєчасність виконання поставленого завдання5251

Для того щоб оперативно інформувати через засоби масової інформації цільову аудиторію зі значимою для організації подією, зазвичай використовують прес-релізи. Тому важливо дбати про якість прес-релізу, оскільки це один із чинників, що визначають репутацію організації2514

Ведення діловодства — важливий та відповідальний аспект у діяльності кожної компанії. Контроль за його веденням має бути обов’язковим напрямом роботи служби діловодства чи секретаря1669

Чим відрізняється розпорядження від постанови та рішення? Які бувають види розпоряджень? Чи є правомірним застосування вказівок як розпорядчих документів? Відповідь на ці та інші запитання надає Світлана СЕЛЬЧЕНКОВА, директор департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України6674

Службові листи — один із основних засобів ділових комунікацій. Стилі листування значною мірою визначають подальший перебіг ділових відносин та успішність взаємовигідної співпраці. В яких випадках розсилають ті чи інші листи?2626

Наприкінці кожного діловодного року підприємства створюють номенклатури справ на наступний рік. Утім, номенклатури справ за рік, що минув, теж потребують опрацювання та здійснення низки обов’язкових діловодних операцій: перевірки, дозаповнення граф, оформлення підсумкових записів — закриття. А де та як довго відтак зберігати закриті номенклатури справ?2477

Щороку до 15 листопада відділ кадрів має розробити номенклатуру справ на рік прийдешній. Складати номенклатуру справ слід, керуючись правилами організації діловодства, які обов’язкові для усіх підприємств. Пропонуємо зразок номенклатури справ на 2018 рік.6225

Номенклатура справ є одним із основних облікових документів, призначених для систематизації та зберігання документів того чи того структурного підрозділу підприємства. А чи вимагає цей документ — номенклатура справ — затвердження наказом?3591

Cправа — документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності та зберігаються в окремій теці (палітурці).3776

Листки непрацездатності, які працівники надають роботодавцю для отримання допомоги з тимчасової непрацездатності, мають певний час зберігатися в установі. А чи передбачено конкретні строки зберігання листків непрацездатності, розгляньмо далі.2226

Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.7048

Причинами передчасного знищення документів можуть бути або неправильне зазначення строків зберігання документів у номенклатурі справ, або помилкове включення справ до акта про вилучення та знищення документів. Будьте уважні, адже за це загрожує штраф.2610

Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами № 1000.1460

Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим?2240

Є підприємства, які категорично відмовляються від паперового документообігу, зокрема кадрові документи ведуть лише в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису. А чи правомірно це? Поговорімо.3493

Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 затверджено Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Перш ніж планувати реорганізацію системи діловодства та перехід до електронного документообігу, з’ясуймо, що ж являє собою електронний документ згідно із законодавством України, які обов’язкові реквізити для нього встановлено та який порядок створення передбачено.1106

Підприємство починає впроваджувати «управлінську» версію 1С 8.3, яка передбачає перехід до електронної системи документообігу. Які документи відділу кадрів можна вести в електронній формі? Чи можна вести особові справи та особові картки П-2 у програмі 1С за умови, що на підприємстві буде затверджено Положення про електронний документообіг? Відповіді на ці та інші питання — у наших експертних роз`ясненнях.5604

Накази на підприємстві

Електронна книга для кадровика та секретаря

Читати






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×
► пенсії підвищуються;

► скасовуються обмеження на виплату пенсій для працюючих пенсіонерів;

► збільшується страховий стаж для пенсійного забезпечення