Ведення діловодства

З матеріалів рубрики ви отримаєте чимало корисних настанов і підказок щодо ведення діловодства — як загального, так і кадрового. Адже кадрове діловодство — невід’ємна складова діловодства загального, а нормативна база для складання і опрацювання службових і кадрових документів — єдина

Порядок формування документів у справи

Cправа — документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності та зберігаються в окремій теці (палітурці).1848

Витяг з наказу про прийняття на роботу

Витяг із наказу чи розпорядження — це засвідчена копія частини відповідного розпорядчого документа.1074

Оформлення кадрових наказів на підприємстві

На відміну від наказів з основної діяльності, для наказі з кадрових питань уніфікованої форми не розроблено. Хоча для деяких видів наказів з кадрових питань затверджено типові формі. Розгляньмо, як правильно оформити наказ за формою, відмінною від типової.5602

Візування наказів і заяв

Порядок погодження управлінських документів (у т. ч. внутрішнього погодження — так званого візування) визначено основним нормативно-правовим актом з питань діловодства — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме главою 5 розділу ІІ Правил № 1000/5.6641

Тривалий строк зберігання документів

Залежно від цінності інформації, що міститься у документах, встановлюють строки їх зберігання, які визначають під час проведення експертизи цінності документів, при цьому використовують типові та галузеві переліки.1762

Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.6871

Для ведення діловодства в органах місцевого самоврядування розроблено Типову інструкцію з діловодства. Типову інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування затверджено Постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242.99

Основними обліковими документами особової справи працівника є внутрішній опис документів особової справи, особовий листок з обліку кадрів та доповнення до особового листка з обліку кадрів. Однак законодавчо унормовано лише форму внутрішнього опису. Зокрема, форму доповнення до особового листка з обліку кадрів підприємство розробляє самостійно.1214

Одним із основних облікових документів особової справи працівника — є особовий листок з обліку кадрів. Законодавчо унормованої форми цього документа немає, тому організація може самостійно розробити.9410

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про трудову діяльність працівника та його персональні дані.3347

Особова картка є одним із основних облікових документів працівника підприємства. Розберімося, чи вносити відомості про зміну посадового окладу до особової картки працівника?2645

Нерідко трапляється, що, окрім основної роботи, працівник виконує ще й додаткову на тому самому підприємстві. Тобто суміщає посади. А чи вносити запис про суміщення посад до особової картки та трудової книжки?5565

Особова картка працівника — один із облікових документів, які веде кадрова служба підприємства. А які ж особливості обліку та зберігання особової картки П-2?2945

Захист персональних даних — нова для вітчизняної правової системи сфера. Розпочинати роботу із запровадження захисту персональних даних на підприємстві, в установі, організації варто з ознайомлення з нормативно-правовими актами, що діють у цій сфері.1233

Володілець персональних даних зобов’язаний повідомляти Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних.725

З листа до редакції: «Декілька років тому ми дозволили жінці-лаборанту працювати у вільний від основної роботи час за внутрішнім сумісництвом у тій же лабораторії прибиральником виробничих приміщень. За таку роботу ми доплачували їй 50% окладу прибиральника. Зараз ця працівниця вирішила відмовитися від роботи прибиральника. Який слід видати наказ? Оскільки раніше було видано наказ про дозвіл працювати за сумісництвом, то тепер маємо написати «не дозволяємо надалі працювати»? Чи як правильно?»18667

Витяг із наказу чи розпорядження — це засвідчена копія частини відповідного розпорядчого документа.1074

На відміну від наказів з основної діяльності, для наказі з кадрових питань уніфікованої форми не розроблено. Хоча для деяких видів наказів з кадрових питань затверджено типові формі. Розгляньмо, як правильно оформити наказ за формою, відмінною від типової.5602

Унесення змін до наказу можуть спричинити різні обставини. Розгляньмо, які саме та як правильно оформити наказ про внесення змін до наказу.3202

У платному доступі

Порядок погодження управлінських документів (у т. ч. внутрішнього погодження — так званого візування) визначено основним нормативно-правовим актом з питань діловодства — Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), а саме главою 5 розділу ІІ Правил № 1000/5.6641

Заява — це письмове офіційне повідомлення і/або прохання, що подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника підприємства (Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів).4289

Реєстрація документа — внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрування (ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»)4682

Особи, які підписують характеристику, несуть відповідальність за достовірність викладеної інформації. У характеристиці викладено відомості про службову (трудову) та громадську діяльність працівників або про навчальні досягнення студента (учня), а також надано оцінку ділових і моральних якостей особи. Як правильно скласти характеристику на працівника?5418

Первинно опрацьований та зареєстрований документ надсилають на розгляд керівнику організації, який у резолюції зазначає результат свого розгляду. Правильно обраний виконавець, чіткість та конкретика резолюції позитивно вплинуть на якість та своєчасність виконання поставленого завдання5050

Для того щоб оперативно інформувати через засоби масової інформації цільову аудиторію зі значимою для організації подією, зазвичай використовують прес-релізи. Тому важливо дбати про якість прес-релізу, оскільки це один із чинників, що визначають репутацію організації1995

Ведення діловодства — важливий та відповідальний аспект у діяльності кожної компанії. Контроль за його веденням має бути обов’язковим напрямом роботи служби діловодства чи секретаря1660

Чим відрізняється розпорядження від постанови та рішення? Які бувають види розпоряджень? Чи є правомірним застосування вказівок як розпорядчих документів? Відповідь на ці та інші запитання надає Світлана СЕЛЬЧЕНКОВА, директор департаменту діловодства, формування, зберігання та обліку документів Національного архівного фонду Державної архівної служби України5789

Службові листи — один із основних засобів ділових комунікацій. Стилі листування значною мірою визначають подальший перебіг ділових відносин та успішність взаємовигідної співпраці. В яких випадках розсилають ті чи інші листи?2291

Щороку до 15 листопада відділ кадрів має розробити номенклатуру справ на рік прийдешній. Складати номенклатуру справ слід, керуючись правилами організації діловодства, які обов’язкові для усіх підприємств. Пропонуємо зразок номенклатури справ на 2018 рік.3640

Номенклатура справ є одним із основних облікових документів, призначених для систематизації та зберігання документів того чи того структурного підрозділу підприємства. А чи вимагає цей документ — номенклатура справ — затвердження наказом?2538

Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для організацій, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи і є нормативним актом.1128

Cправа — документ або сукупність документів, що стосуються одного питання чи напряму діяльності та зберігаються в окремій теці (палітурці).1848

Листки непрацездатності, які працівники надають роботодавцю для отримання допомоги з тимчасової непрацездатності, мають певний час зберігатися в установі. А чи передбачено конкретні строки зберігання листків непрацездатності, розгляньмо далі.1990

Складання описів справ — завершальний етап роботи з документами у поточному діловодстві. Кожен опис справ є одночасно і обліковим документом, і довідником щодо змісту документів, долучених до справ. Саме за описами справ документи кадрової служби передаються до архіву підприємства.6153

Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим?1340

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік).7

Експертна комісія організації здійснює експертизу цінності документів в організації, їх відбір для наступного зберігання або знищення. Діє така комісія на підставі Положення про неї.1756

Наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 затверджено Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання. Перш ніж планувати реорганізацію системи діловодства та перехід до електронного документообігу, з’ясуймо, що ж являє собою електронний документ згідно із законодавством України, які обов’язкові реквізити для нього встановлено та який порядок створення передбачено.361

Підприємство починає впроваджувати «управлінську» версію 1С 8.3, яка передбачає перехід до електронної системи документообігу. Які документи відділу кадрів можна вести в електронній формі? Чи можна вести особові справи та особові картки П-2 у програмі 1С за умови, що на підприємстві буде затверджено Положення про електронний документообіг? Відповіді на ці та інші питання — у наших експертних роз`ясненнях.4804

Читачі запитують

Накази на підприємстві

Електронна книга для кадровика та секретаря

Читати






© Кадровик-01, 2017. Усі права захищено
Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише з письмового дозволу редакції сайту

Свідоцтво про державну реєстрацію
КВ 18746-7546 ПР від 02.03.2012


  • Ми в соцмережах
Неее скачууу-єє-тьсяяя!

А Ви зареєструйтеся і спробуйте ще раз!

Витратіть на РЕЄСТРАЦІЮ лише 57 секунд і СКАЧУЙТЕ шпаргалки кадровика, форми, зразки та бланки кадрових документів без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Я тут вперше
і скачаю все
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
×
► пенсії підвищуються;

► скасовуються обмеження на виплату пенсій для працюючих пенсіонерів;

► збільшується страховий стаж для пенсійного забезпечення