Кадровик01

Ведення діловодства

Із 27.07.2018 набули чинності зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5). Зміни затвердив Мін’юст наказом від 04.07.2018 № 2277/5.

13 справ для вдалого початку діловодного року

Положення про службу діловодства та архів

Служба діловодства та архів підприємства обов’язково розробляють Положення про службу діловодства та Положення про архів, якщо вони є структурними підрозділами. Структурний підрозділ може бути самостійним, а може входити до складу іншого структурного підрозділу. Положення має бути в будь-якому разі.

Підписи з В. о.

У підписах слова «Виконуючий обов’язки» або скорочення «В. о.» можна додавати не лише до назви посади керівника установи, а й до назв посад керівників самостійних структурних підрозділів, однак якщо є розпорядчий документ про заміщення.

Печатки

Нині не всі підприємства зобов’язані мати печатки. До всіх посилань на відбиток печатки у Правилах № 1000/5 додана ремарка: (за наявності).

Вилучення оригіналів із фонду підприємства

Стара редакція Правил № 1000/5 дозволяла тимчасове вилучення оригіналів документів із документаційного та архівного фондів підприємства — у випадках, передбачених законом. Нова редакція Правил № 1000/5 конкретизувала підстави для тимчасового доступу до документів: «Ухвала слідчого судді, суду в порядку, визначеному Кримінальним процесуальним кодексом».

Експертиза цінності

Постійні експертні комісії відтепер мають утворювати лише підприємства, установи, організації, що є юридичними особами. Дотепер уточнення про юридичний статус у Правилах № 1000/5 не було.

Описи справ

Змінені Правила № 1000/5 впровадили нові процедури — удосконалення та перероблення описів справ.

Підстави для удосконалення описів:

  • заголовки не розкривають зміст справ;
  • відсутній довідковий апарат опису або його елементи — передмова, список скорочень тощо.

Підстави для перероблення описів:

  • значна частина заголовків не відображає змісту справ;
  • значну частину документів фонду —
    - втрачено під час зберігання на підприємстві через форс-мажорні обставини;
    - передано до іншої архівної установи;
    - приєднано до іншого фонду;
  • заголовки неправильно систематизовано, через що складно/неможливо шукати інформацію;
  • обсяг фонду значно збільшився за рахунок нових надходжень.

Знищення документів

Після експертизи цінності документів кожен структурний підрозділ складає власний акт про вилучення для знищення документів, строк зберігання яких минув. За формою акт підрозділу збігається зі зведеним актом, який не зазнав змін (дод. 15 до Правил № 1000/5).

Архів

Дотепер був один критерій систематизації документів у справах для архівного зберігання — за хронологією надходження або створення від січня по грудень. Змінені Правила № 1000/5 додали ще один критерій — в алфавітному порядку найменування установ у межах року. Так, наприклад, можна систематизувати звіти, що надійшли протягом року від підвідомчих структур.

Передача документів при реорганізації

Якщо підприємство внаслідок реорганізації — злиття, приєднання, поділу, перетворення — передає свої функції іншому підприємству, останнє приймає його документи та архів за актом. Заголовок акта: Про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої.

Особові справи

Перелік обов’язкових документів особової справи збільшився вдвічі. Актуалізуйте особові справи працівників.

28 травня 2019
Новий закон про державну мову стосується всіх українців. Кому доведеться засвідчувати мовний рівень на іспиті? Від кого вимагатимуть додаткових документів для прийняття на роботу? Та за що згідно з законом штрафуватимуть кадровиків? Детально про важливі нововведення — у статті. 10088
21 травня 2019
Помилка у документі може коштувати не тільки додатково витраченого часу, а й призвести до втрати його юридичної сили. Контролюйте документи до того, як їх побачить керівник, щоб не потрапити в незручну ситуацію і не пропустити помилку за межі компанії. Що і як перевіряти в документах — розповідає експерт. 848
16 травня 2019
Довідник секретаря
Травневий «Довідник секретаря та офіс менеджера» забезпечить вас консультаціями експертів зі зразками документів, подарує натхнення на роботу та запропонує варіанти кар’єрного зростання. 382
17 квітня 2019
Четвертий номер Довідника секретаря та офіс-менеджера розкриє секрети спрощення робочих процесів, допоможе витримати складні перемовини та відстояти свою думку. У квітневому номері на вас чекають зразки документів, тести та фахові консультації експертів. 446
16 квітня 2019
Коли підприємства порушують й хочуть розв’язати однакові питання, вони створюють спільний службовий лист. Такий лист готують декілька підприємств-авторів, тож потрібно бути особливо уважним, щодо його змісту та оформлення. 317
Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами. 21721
Для ведення діловодства в органах місцевого самоврядування розроблено Типову інструкцію з діловодства. Типову інструкції з діловодства в органах місцевого самоврядування затверджено Постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242. 5245
Особовий листок з обліку кадрів входить до особової справи працівника. Затвердженого бланка особового листка з обліку кадрів немає. Щоб не витрачати час, скористайтеся експертним бланком та зразком заповнення. 53764
Наприкінці липня 2018 року набрав чинності наказ, яким Мін’юст змінив склад документів особової справи працівника. Відтоді, замість звичних 12 позицій особової справи, — їх стало 25. Що саме змінилося та як актуалізувати особові справи, — розказують експерти. 27322
Особові картки П-2 та особові справи — є обов’язковими обліковими документами, які оформлюють на кожного працівника при прийнятті на роботу. На працівників-сумісників ці документи теж слід оформлювати, проте з певними нюансами. Про них розкажемо у статті. 15272
Картотека П-2 — один з основних інструментів кадровика і вмістилище персональних даних. А ще — документ тривалого — 75 років — зберігання. А ще — інструмент військового обліку. Тому, коли ведете і зберігаєте особові картки, керуйтеся не лише правилами кадрового діловодства, а й законодавством у сфері захисту персональних даних, архівної справи, обліку призовників та військовозобов’язаних. Розкажемо, як саме. 23560
Щороку відділ кадрів готує до архівного зберігання особові картки звільнених працівників за відповідний рік (після закінчення строку зберігання в поточному діловодстві). Яких правил слід дотримуватися при цьому, — детально у статті. 2071
Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує роботодавця вести облік відпусток працівникам. Форми обліку Закон не визначає. На практиці облік усіх відпусток ведуть саме за допомогою картки П-2. Підстава внести дані — наказ про відпустку. 4290
Ваш керівник щодня затверджує чимало наказів. Пів справи зроблено, якщо ви надасте йому правильно підготовлений проект наказу. Перевірте, чи всі реквізити та в правильному порядку використовуєте в проектах наказів. 2919
Законодавство не встановлює вимог до нумерації сторінок журналів реєстрації наказів. Як правильно нумерувати журнали реєстрації наказів? Як унести виправлення, якщо раніше велася неправильна нумерація сторінок у журналі? 8367
Деякі підприємства в Інструкції з діловодства можуть прописувати норму щодо реєстрації документів у електронній формі, зокрема і кадрових наказів. Як у такому разі оформлювати журнали реєстрації наказів при передаванні на архівне зберігання? 7512
Трафаретна форма документа — це шаблонний текст з визначеними місцями для змінної інформації. Трафаретні форми дають змогу уніфікувати документи та пришвидшити їх опрацювання. Для прикладу наводимо трафаретні форми заяв про надання щорічної відпустки та про виплату компенсації за невикористану відпустку. 4243
Для підвищення ефективності та оперативності роботи, зокрема використовують трафаретні форми документів. Як оформлювати заяви в електронній формі? Розказуємо порядок та показуємо зразок. 2266
Реєстрація документа — це внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу та дати реєстрації. 11046
Характеристика працівника з місця роботи відображає інформацію про службову (трудову) та громадську діяльність, а також оцінку його ділових і моральних якостей. Яких правил слід дотримуватися при складанні характеристики на працівника, — дізнаєтеся зі статті. 39595
Лиш зареєстрований документ має юридичну силу. В іншому разі — підприємство не несе відповідальності за документ та не може контролювати його виконання. Про правила реєстрації та присвоєння реєстраційних індексів документам, — у статті. 1862
З початком року — нові справи з документами, як потребують належного зберігання. Один зі способів — формувати справи у звичайних теках. Розказуємо, як правильно оформлювати такі теки 2285
Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ 2942
Коли підприємства порушують й хочуть розв’язати однакові питання, вони створюють спільний службовий лист. Такий лист готують декілька підприємств-авторів, тож потрібно бути особливо уважним, щодо його змісту та оформлення. 317
Дотримуйтесь ключових правил ведення Книги відгуків і пропозицій, щоб уберегти підприємство від штрафних санкцій. 252
Доповідна записка — це службовий документ, який адресують керівникові структурного підрозділу чи підприємства, з викладом інформації про факти, події, ситуацію, що склалася, звітують про виконану роботу. В статті розказуємо, які бувають види доповідної записки та порядок оформлення доповідної записки 2019. 8911
Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ 2942
15 листопада! Номенклатура справ на наступний рік має бути розроблена! Кожен фахівець, відповідальний за її складання, закарбував це правило у пам’яті. Заощадьте свій час, — скористайтеся примірним зразком від експертів та правилами складання номенклатури справ на 2019 рік. 54399
Номенклатура справ — обов’язкова облікова форма для кожного підприємства, організації незалежно від форми власності. Розкажемо, як скласти номенклатуру справ відділу кадрів як структурного підрозділу. 47802
З початком року — нові справи з документами, як потребують належного зберігання. Один зі способів — формувати справи у звичайних теках. Розказуємо, як правильно оформлювати такі теки 2285
Під час реалізації кадровою службою підприємства покладених завдань та функцій, створюються документи, які мають постійний та тривалий строки зберігання. 12028
Грудень — місяць завершення… не лише року календарного, а й діловодного. Які обов’язкові справи слід зробити наприкінці 2018-го та на початку 2019-го діловодам, — зорієнтує ЧЕК-ЛІСТ 2942
Причинами передчасного знищення документів можуть бути або неправильне зазначення строків зберігання документів у номенклатурі справ, або помилкове включення справ до акта про вилучення та знищення документів. Будьте уважні, адже за це загрожує штраф. 6911
Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ. Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами № 1000. 12757
Ситуація з практики: 5-річний строк зберігання справи з наказами про надання відпусток у 2011 році закінчився. Справа містить накази про надання як щорічних оплачуваних відпусток, так і відпусток для догляду за дитиною або без збереження заробітної плати. Для наказів останніх двох категорій з 2013 року збільшено строк зберігання. Чи можна знищити такі накази за 2011 рік, адже на той час строк їх зберігання був іншим? 5600
Для підвищення ефективності та оперативності роботи, зокрема використовують трафаретні форми документів. Як оформлювати заяви в електронній формі? Розказуємо порядок та показуємо зразок. 2266
Деякі підприємства в Інструкції з діловодства можуть прописувати норму щодо реєстрації документів у електронній формі, зокрема і кадрових наказів. Як у такому разі оформлювати журнали реєстрації наказів при передаванні на архівне зберігання? 7512
Є підприємства, які категорично відмовляються від паперового документообігу, зокрема кадрові документи ведуть лише в електронній формі з використанням електронного цифрового підпису. А чи правомірно це? Поговорімо. 6409
Знову це надокучливе спливаюче вікно!

57 секунд на реєстрацію і документ Ваш!

А також шпаргалки, зразки кадрових документів, форми звітів та цілий банк посадових інструкцій без обмежень.

У мене є пароль
нагадати
Пароль надіслано на пошту
Ввести
Введіть ел. пошту або логін
Неправильний логін або пароль
Неправильний пароль
Введіть пароль
Я тут вперше
АБО ЗАЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦМЕРЕЖІ
Зареєструватися і скачати
×


Скачайте зразок трудового договору 2019

Укладання та зразок трудового договору 2019

 Скачати шаблон